Un logiciel OCR pour créer une facture électronique structurée et normée

La facturation électronique est devenue la norme dans le monde des affaires, apportant de nombreux avantages tels que la réduction des délais et des coûts de facturation ainsi que l’amélioration de l’exactitude des données. Dans le cadre de ce mode de facturation, les entreprises peuvent utiliser un logiciel OCR pour créer des factures électroniques structurées et normées.

Cet article traite du fonctionnement d’un logiciel OCR et de son utilisation pour créer des factures électroniques structurées et normées. Nous citerons dans l’article des cas d’utilisation en entreprise permettant d’extraire et traiter les données de facturation.
 

Un logiciel OCR c’est quoi ?

La définition d’OCR

Un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR, ou Optical Character Recognition), est une application qui permet de numériser des documents physiques ou des images contenant du texte puis d’effectuer des traitements pour en extraire les caractères, les transcrire en mots et les convertir en fichiers électroniques. L’utilisation principale des technologies OCR est de rendre les contenus texte de ces documents accessibles et exploitables par des systèmes informatiques. Un logiciel OCR peut traiter différents types de documents images, PDF, manuscrits, tels que les factures, les reçus, les bons d’émargements, les contrats, les relevés bancaires, etc.

Le fonctionnement d’une application logicielle OCR

Un logiciel OCR fonctionne en sept étapes consécutives :

1- L’acquisition du document

Le document peut-être une image, une photo, un PDF, un document manuscrit ou imprimé, scanné ou encore une capture d’écran.

2- Le traitement de l’image de document

L’image du document est soumise à un premier traitement permettant d’optimiser sa lisibilité : correction de la luminosité, redressement de l’orientation, etc.

3- La détection des zones de texte

Un algorithme est utilisé pour identifier les diverses zones de texte présentes à l’intérieur d’une image, ce qui permet de délimiter les régions où la reconnaissance optique de caractères sera appliquée.

4- La segmentation des caractères

Chaque zone de texte reconnue est analysée et divisée en caractères individuels.

5- La reconnaissance du texte et des caractères

Le moteur du logiciel OCR compare les caractères identifiés avec deux de son dictionnaire, en tenant compte de paramètres tels que la taille, la forme et le contour. Un logiciel OCR permet d’identifier sur une facture les données, tels que le montant TTC, la TVA, la date, le numéro de facture, le nom du fournisseur, etc.

6- La correction ou le « post-traitement »

Une fois les caractères reconnus, un post-traitement algorithmique permet d’améliorer la précision et la cohérence des résultats. A ce stade, une intervention humaine peut être sollicitée pour corriger et valider le texte proposé.

7- L’organisation et l’exportation des données extraites

Enfin, à l’étape finale, les données extraites sont structurées et formatées conformément aux besoins cibles (formats numériques, formats de dates et d’heures) puis exportées vers des fichiers structurés tels que XML, XLS, CSV, JSON, etc.

Pourquoi utiliser une solution OCR pour créer des factures électroniques structurées et normées ?

La facturation électronique nécessite des données de facturation dans des formats normalisées et compréhensibles par les logiciels comptables et financiers. De fait, les logiciels OCR sont des outils utilisés par les services de facturation des petites et grandes entreprises pour extraire des données de facturation de documents non structurés pour :

1-      Le respect de l’obligation de facturer électroniquement

La facturation électronique obligatoire se généralise en France, en Europe et aussi dans le monde. La législation française impose des modèles standards de factures électroniques structurées et normées afin de garantir la lisibilité des factures par les systèmes d’information et l’interopérabilité des plateformes de facturation. Aussi toute facture BtoB domestique papier ou PDF doit être transposée dans un format électronique structuré et normé pour être valide et émise.

2-      L’automatisation des processus de facturation

Les données de facturation présentées dans un format structuré et normé facilitent l’échange et la transmission de factures dans des formats lisibles et interprétables par les Systèmes d’Informations entre entreprises mais aussi en interne dans l’entreprise. Les factures électroniques simplifient la recherche d’informations, la mise en place d’automatismes pour rechercher des factures, pour rapprocher des factures fournisseurs avec les commandes achats et faire des traitements analytiques.

Comment un logiciel OCR créer une facture électronique structurée et normée ?

1. Tout d’abord, il est nécessaire de préparer les documents qui contiennent les données de facturation. Ces documents peuvent prendre la forme d’une facture numérisée, d’une facture imprimée en format PDF ou de tout autre type de document informatique ou manuscrit incluant des données nécessaires à la création d’une facture, tel qu’un bon de livraison, un bon de préparation de commande avec valorisation, ou encore une feuille d’émargement de temps, etc.

2. Procéder à l’analyse du document par le logiciel OCR analyser le document. Le logiciel identifiera les zones de texte, les zones de dates, les zones de chiffres, les séparera en mots ou en caractères. Puis tentera de reconnaître les informations pertinentes, telles que le numéro de facture, la date, le montant, les taxes, la devise, les désignations d’articles et de prestations de service, etc.

3. Une étape de vérification est nécessaire pour contrôler l’exactitude des informations extraites et leur cohérence. Des modèles de documents préétablis, issus de la phase d’auto-apprentissage du logiciel OCR, permettent d’améliorer les performances de reconnaissance de zones de texte et d’interprétation des caractères lus.

4. Une fois le résultat validé, le logiciel OCR exporte les données de facturation extraites et validées dans un fichier structuré et normé. Une facture électronique dans le format cible est créée. Toutefois, assurez-vous que le format de sortie est conforme aux réglementations fiscales en vigueur.

Dans quelles situations est-il pertinent d’utiliser un logiciel OCR pour créer des factures électroniques structurées et normées ?

L’adoption d’une solution OCR pour créer des factures électroniques confère aux entreprises des avantages significatifs et leur permet d’obtenir des gains de temps précieux dans différentes activités professionnelles :

« Je reçois de mes fournisseurs des factures papier ou PDF »

Un logiciel OCR permet de dématérialiser les factures fournisseurs reçues en format papier ou dans des formats non structurés tel un PDF, une image. Les données de facturation sont extraites et exportées dans des formats de fichiers structurés lisibles et interprétables par les logiciels de gestion commerciale et de comptabilité. De plus, un processus de flux de travail ou Workflow, peut être mis en place pour initier un circuit de validation des factures fournisseurs reçues en vue de leur traitement et paiement.

Les factures électroniques structurées permettent d’automatiser le traitement des données de facturation. Cela permet d’automatiser les processus de réconciliation des factures fournisseurs, de réduire les temps de traitement et des risques de fraudes. Ils sont particulièrement utiles pour traiter des factures d’importation provenant de pays hors zone Euro, ainsi que celles émanant de fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l’obligation de facturation électronique.

« Je prépare ma facturation client »

Un logiciel OCR permet de lire et d’interpréter les pièces justificatives de la facturation client : bon de préparation de commande, bon de livraison émargé, bon d’émargement, etc. Toutes les informations nécessaires pour l’établissement de la facture : date et heure, client, quantités préparées, temps passés, références articles, etc sont extraites et exportées dans des fichiers structurés pour être importés dans les logiciels de facturation. Le logiciel OCR élimine les opérations de saisies manuelles sources d’erreurs, et permet des gains de temps significatifs en accélérant le processus de facturation. Il permet d’alimenter les logiciels de facturation électronique en données de facturation structurées et fiables afin d’établir des factures clients en formats structurés et normés peuvent être immédiatement crées.

« Je transmets mes factures BtoB à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire »

Les logiciels OCR permettent aussi de répondre à l’obligation de facturer électroniquement. En transformant mes factures clients en un fichier PDF et en un fichier de données de facturation au format XML, mes factures sont prêtes à être transmises à ma Plateforme de Dématérialisation Partenaire qui les transmettra en format Factur-X à mes clients ou à être déposées sur le Portail Public de Facturation anciennement Chorus-Pro.

« J’archive mes factures »

Un logiciel OCR permet de centraliser toutes les factures de l’entreprise dans une GED, Gestion Electronique de Document. Toute facture reçue ou émise est lue par un logiciel OCR qui en extrait les métadonnées (identifiants tiers, numéro de facture, date, montant, détail) dans un fichier structuré XML ou CSV. Le document image est nommé et le fichier structuré de métadonnées lui est associé pour faciliter la recherche et la traçabilité de la pièce comptable.

Les factures électroniques structurées peuvent être facilement conservées en GED, recherchées et archivées électroniquement, simplifiant ainsi le processus de traçabilité et de gestion des pièces comptables conformément à la piste d’audit fiable et de répondre aux enjeux de l’archivage électronique.

L’auto-apprentissage des logiciel OCR

 
Point fort des solutions OCR, l’auto-apprentissage ou Machine Learning est une démarche itérative qui vise à améliorer progressivement la précision de la reconnaissance de texte et les performances globales des logiciels OCR dans le temps.

Les logiciels OCR professionnels possèdent pour la plupart, une fonction d’auto-apprentissage. C’est-à-dire qu’ils ont la capacité de reconnaitre les documents les plus fréquemment traités. Cela leur permet de créer des modèles de documents, tels :
 
·         Un modèle de facture pour chacun des fournisseurs habituels de l’entreprise avec toutes les zones de texte identifiée et les données de facturation contenues,
 
·         Un modèle des bons de préparations de commandes avec les zones mentionnant le client, les articles, les quantités, les prix, etc.
 

Quelles sont les différentes étapes liées à la phase d’auto-apprentissage des logiciels OCR ?

1-      La collecte de données

Pour améliorer la précision de l’OCR, il est nécessaire de collecter un grand nombre d’images ou de documents contenant du texte. Plus la diversité des documents est grande, mieux le système pourra généraliser les modèles de caractères.
 
2-      L’annotation des données

Avant de fournir les données au système OCR, il est important de les annoter correctement. Cela signifie marquer les emplacements et les caractères réels présents dans les images. Ces annotations serviront de base pour l’entraînement et la vérification des performances du système.
 
3-      L’entraînement

Utilisant les données annotées, le logiciel OCR est initialement formé pour reconnaître les caractères et les mots. Les algorithmes de traitement d’images et d’apprentissage automatique sont utilisés pour extraire des motifs à partir des données.
 
4-      La correction manuelle

Après l’entraînement initial, le système peut encore faire des erreurs. Les utilisateurs ou les opérateurs interviennent en corrigeant les erreurs et en fournissant des corrections. Ces corrections sont utilisées pour mettre à jour les modèles de l’OCR.

 
5-      Les mises à jour des modèles

Les corrections manuelles sont utilisées pour mettre à jour les modèles d’apprentissage automatique sous-jacents. Les algorithmes d’apprentissage itératif sont souvent utilisés pour ajuster progressivement les modèles en fonction des nouvelles données.

 
6-     Les tests et la validation

Les nouvelles versions du modèle sont évaluées en utilisant des ensembles de données de validation et de test pour mesurer leur précision et leur performance. Cela permet de s’assurer que les mises à jour améliorent réellement les performances de l’OCR.
 

7-      L’amélioration continue

Le processus de collecte de données, d’annotation, d’entraînement, de correction et de mise à jour du modèle est continu. Plus de données de haute qualité et de meilleures annotations entraînent généralement des améliorations continues de la performance de l’OCR.
 

Quel logiciel OCR pro choisir pour créer des factures normées et structurées ?

Sur le marché le choix d’un logiciel OCR est très étendu : des logiciel OCR en ligne, en Open Source, des offres gratuites.

Cependant, quand il s’agit de choisir un logiciel OCR sur le marché pour créer des factures il faut prendre en considération les points suivants :
 

• Les fonctionnalités : le logiciel OCR doit être capable d’extraire précisément et efficacement les informations clés des factures, telles que les montants, les dates, les numéros de facture et les détails du fournisseur sans qu’il soit nécessaire de systématiquement devoir les corriger manuellement,

 

• Les documents lus : Choisissez un logiciel qui garantit la prise en charge d’une grande variété de formats de fichiers, tels que les formats Word, PDF, images et autres formats couramment utilisés. Assurez-vous également qu’il peut gérer différents types de documents pertinents pour les factures, comme les bons de livraison ou les bons de préparation,

 

• Les formats de sortie : Vérifiez si le logiciel est capable de générer des factures conformes aux réglementations en vigueur. Assurez-vous aussi qu’il peut appliquer les règles de formatage et les exigences légales nécessaires.

 

• La personnalisation: Recherchez un logiciel qui peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Il devrait vous permettre d’ajuster les modèles d’extraction, les règles de traitement et les flux de travail pour correspondre à vos processus internes.

 

• Les fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) ou de Machine Learning : afin que le logiciel puisse effectuer une phase d’apprentissage pour reconnaitre vos documents les plus fréquents et d’automaitriser les processus d’intégration dans votre système d’information.

 

• Evolutivité et support technique : Choisissez un fournisseur qui propose un support technique solide et qui peut évoluer avec les besoins de votre entreprise. Assurez-vous que le logiciel peut gérer un volume croissant de documents à mesure que votre entreprise se développe.

Le logiciel OCR : un couteau suisse pour extraire et traiter des données de facturation !

Le logiciel OCR se révèle être un outil polyvalent tant pour les petites que les grandes entreprises. Leur fonction de convertir tout texte contenu dans un document image en un fichier en format numérique structuré et normé, permet de répondre à de multiples besoins en matière de facturation :

1. La conversion de factures papier ou PDF en factures électroniques structurées et normées ;

 

2. L’extraction de données de pièces justificatives pour établir des factures sans nécessité de ressaisir ;

 

3. L’automatisme des processus de facturation entrante et sortante avec l’intégration de logiciels OCR pour les solutions comptables ;

 

4. L’archivage des factures et de leurs pièces justificatives dans les GED, Gestion Electronique des Documents, les logiciels OCR facilitent la traçabilité des documents comptables,

 

Et enfin, les logiciels OCR aident les entreprises à réduire leur empreinte carbone en réduisant l’usage des documents papier.

Expert de l’échange de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets de gestion de données, d’EDI et de facturation électronique.