Quels formats de facture électronique autorisés au 1er septembre 2026 ?

La réforme de la facturation électronique en France constitue une transformation majeure pour les entreprises.

Avec l’entrée en vigueur progressive de l’obligation de facturation électronique entre 2026 et 2027, il est essentiel de comprendre les formats autorisés, le traitement des factures électroniques et le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) dans l’échange des factures en EDI.

Cet article vous explique en détail les formats de facture électronique autorisés et leurs implications pour votre entreprise.

1 – Pourquoi cette réforme ?

L’État français a instauré cette réforme afin de lutter contre la fraude fiscale et simplifier la déclaration de TVA. Elle impose à toutes les entreprises d’émettre et de recevoir leurs factures sous format électronique via des plateformes agréées.

D’après l’article 91 de la loi de finances pour 2024, les nouvelles échéances de la réforme sont fixées au 1^er septembre 2026 et 1^er septembre 2027

>> En savoir plus sur les enjeux et obligations de la réforme

2 – Les Formats de Facture Électronique Autorisés

La norme sémantique européenne EN16931

Pour être conformes aux nouvelles obligations, les factures électroniques doivent respecter la norme EN16931.

La généralisation de la facturation électronique pour toutes les transactions BtoB domestiques nécessite l’adoption d’un modèle commun. Cela permet d’assurer l’interopérabilité des plateformes de facturation à l’échelle européenne et d’harmoniser les différents formats utilisés.

La norme EN16931 constitue la référence pour structurer et organiser les données de facturation de manière hiérarchisée. En tant que norme sémantique européenne, elle définit le modèle de données des formats de facture électronique autorisés, facilitant ainsi la transition vers une facturation électronique généralisée.

Les formats autorisés sont les suivants :

🔹 Factur-X : Le Format Hybride

• Définition : Factur-X est un format mixte qui associe un fichier PDF (lisible par un utilisateur) et un fichier structuré XML (lisible par les systèmes informatiques).

Le fichier XML contient l’intégralité des données de la facture permettant l’automatisation de traitement et l’extraction des données.

• Avantages :

✅ Facilité d’usage pour les PME qui utilisent déjà le PDF

✅ Adapté aux logiciels de gestion comptable

✅ Compatible avec les normes européennes

💡 Recommandé pour : les TPE, PME et ETI souhaitant une transition progressive vers la facturation électronique.

✅ Pourquoi Factur-X est adapté aux PME/TPE ?

• Simplicité : Il s’agit d’un format hybride combinant un PDF lisible pour les utilisateurs et un fichier XML structuré pour l’automatisation.
• Compatibilité logicielle : La plupart des PME/TPE utilisent des logiciels de facturation générant des PDFs. Factur-X permet une transition en douceur vers la facturation électronique.
• Facilité d’adoption : Il ne nécessite pas de transformation majeure des processus internes.

⚠️ Limite possible

• Pour les PME évoluant dans un écosystème fortement automatisé ou intégrant déjà des systèmes EDI, le format UBL ou CII pourrait être une meilleure option.

🔹 UBL (Universal Business Language) : Format Structuré

• Définition : UBL est un format XML standardisé conçu pour automatiser les échanges commerciaux.

La norme d’échange de données est conforme aux spécifications de l’OASIS (organization for the Advancement of Structured Information Standards).

• Avantages :

✅ Très utilisé dans l’Union Européenne

✅ Permet une gestion avancée des données (idéal pour l’automatisation)

✅ Compatible avec de nombreux ERP et logiciels comptables

💡 Recommandé pour : les grandes entreprises et multinationales souhaitant une optimisation des flux automatisés et une interopérabilité en Europe

✅ Pourquoi UBL est adapté aux grandes entreprises ?

• Automatisation avancée : UBL est un format entièrement structuré en XML, permettant une intégration facile avec les ERP et facilitant la gestion comptable automatisée.
• Utilisation répandue : C’est l’un des formats les plus utilisés dans l’Union Européenne et recommandé pour les entreprises avec des flux de facturation élevés.
• Interopérabilité avec de nombreux systèmes : Les grandes entreprises utilisent souvent des ERP comme SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics, qui prennent en charge UBL nativement.

⚠️ Limite possible

• Si une grande entreprise a des échanges internationaux, notamment avec des partenaires hors UE, CII peut être un meilleur choix.
• Certaines grandes entreprises fonctionnent déjà sous EDI et devront convertir leurs flux vers un format compatible via une PDP.

🔹 CII (Cross Industry Invoice) : Format Structuré International

• Définition : CII est un format XML défini par l’UN/CEFACT, utilisé principalement dans les échanges inter-entreprises internationaux.

La norme d’échange de données est conforme aux spécifications de l’UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).

• Avantages :

✅ Standard international reconnu par l’ONU

✅ Adapté aux échanges B2B transfrontaliers

✅ Compatible avec les réglementations européennes

💡 Recommandé pour : les entreprises exportatrices et les grands groupes internationaux

✅ Pourquoi CII est adapté aux exportateurs ?

• Standard international : Le Cross Industry Invoice (CII) est défini par l’UN/CEFACT, un organisme des Nations Unies, ce qui en fait un format reconnu au niveau mondial.
• Interopérabilité : Il facilite les échanges avec des partenaires hors Union Européenne, notamment en Asie ou aux États-Unis.
• Conformité réglementaire : Certains pays acceptent CII comme standard de facturation électronique.

⚠️ Limite possible

• Moins utilisé en France : En France et en Europe, UBL est plus répandu. Un exportateur travaillant principalement en Europe pourrait préférer UBL.
• Complexité d’adoption : Le CII est un format exclusivement XML, nécessitant des logiciels compatibles ou des plateformes intermédiaires pour la conversion et la gestion des factures.

💡Quelques nuances à apporter selon les cas d’usage et l’environnement commercial de l’entreprise.

3 – Comment émettre une facture électronique ?

Avec la réforme, les entreprises concernées par l’obligation d’émettre des factures électroniques ne pourront plus transmettre des factures papier ou PDF directement.

Elles devront obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) garantissant la conformité fiscale et légale de la facture.

4 – Comment Traiter une Facture Électronique ?

Avec la réforme, chaque entreprise doit adapter son traitement des factures électroniques pour rester conforme. Voici les principales étapes :

📌 Réception d’une facture électronique

1. Vérification du format : La facture doit être en Factur-X, UBL ou CII.
2. Contrôle de conformité : Vérification des mentions obligatoires réglementaires selon le Code Général des Impôts (TVA, numéro SIREN, etc.) ; validation des numéros d’identification de l’émetteur et du destinataire ; vérification de la cohérence des montants de TVA déclarés par rapport à la base HT et aux taux de TVA figurant sur les factures ;
3. Extraction des données de transaction en vue des déclarations de TVA
4. Validation comptable : Intégration dans votre ERP ou logiciel de gestion comptable après dépôt dans la boîte aux lettres (BAL) ; la facture pourra alors être traitée et mise en paiement après rapprochement et réconciliation avec les commandes initiales.
5. Archivage électronique : Obligation de conserver les factures sous forme numérique pendant 10 ans.

📌 Émission d’une facture électronique

1. Génération dans un format conforme (Factur-X, UBL ou CII).
2. Transmission via une plateforme agréée (PDP).
3. Envoi au destinataire et mise à jour comptable automatique.

💡 Les entreprises devront choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour gérer leurs factures électroniques.

5 – Le Rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pour les Factures EDI

🔹 Qu’est-ce qu’une PDP ?

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est un prestataire agréé par l’État qui facilite l’échange des factures électroniques entre entreprises. Elle propose des services avancés tels que l’archivage sécurisé, l’intégration avec les ERP et la gestion des flux EDI.

🔹 Traitement des Factures EDI par une PDP

Le format EDI (Échange de Données Informatisé) est une méthode très répandue chez les grands groupes et les multinationales. Toutefois, la réforme impose des exigences strictes quant aux formats de facturation électronique.

Contrairement à une idée répandue, l’EDI peut être conforme à la norme EN16931 sous certaines conditions :

1 – Conversion EDI vers un format structuré conforme (UBL ou CII) :

• Si le format EDI utilisé ne respecte pas directement la norme EN16931, il devra être converti via une PDP en UBL ou CII avant transmission.

• Cette conversion garantit une interopérabilité avec l’écosystème de facturation électronique.

2 – Factures EDI en EDIFACT conformes à EN16931 :

• Certains standards EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) peuvent être conformes à la norme EN16931.

• Les entreprises utilisant EDIFACT INVOIC D96A et D16B respectent déjà les exigences de la facturation électronique en France et en Europe.

💡 Comment une PDP gère-t-elle les factures EDI ?

Une PDP joue un rôle clé dans la mise en conformité des factures EDI :

• Réception des factures EDI envoyées par l’émetteur.
• Vérification du format :

1. • Si l’EDI est déjà conforme à EN16931 (ex : EDIFACT D96A/D16B), la facture est directement transmise au destinataire.
   • Si l’EDI ne respecte pas la norme, une conversion vers UBL ou CII est effectuée.

• Transmission de la facture au destinataire via le réseau PDP.
• Archivage sécurisé et mise en conformité fiscale selon la réglementation en vigueur.

📌 Bon à savoir :

• Les entreprises utilisant un EDI non conforme devront passer par une conversion.
• Les entreprises qui utilisent un EDI basé sur EDIFACT conforme pourront continuer à émettre leurs factures sans modification majeure.

6 – Comment Préparer Votre Entreprise à la Facturation Électronique ?

🚀 Étapes à suivre pour anticiper la facturation électronique :

✔️ Vérifiez votre logiciel comptable : Compatible avec Factur-X, UBL ou CII ?
✔️ Choisissez une plateforme PDP
✔️ Formez vos équipes : Adoption des nouveaux processus.
✔️ Testez vos premiers échanges de factures électroniques dès 2025.

📅 Anticipez dès maintenant pour être en conformité en 2026-2027 !

La réforme de la facturation électronique est une opportunité pour moderniser les échanges commerciaux et optimiser la gestion comptable. Le choix du format dépend de votre activité, de vos partenaires et de votre infrastructure informatique.

Afin d’accompagner au mieux ses clients, Tenor est immatriculé provisoire PDP pour ainsi être pouvoir être certifié par l’État pour une durée de trois ans renouvelable.

Découvrez notre future Plateforme de Dématérialisation Partenaire conforme aux exigences de l’Etat.