Dématérialisation des factures fournisseurs
25 juin 2021
25 juin 2021
Les évolutions règlementaires font qu’à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la facture électronique. C’est-à-dire que toutes les entreprises devront être en capacité de gérer des factures fournisseurs reçues par voie électronique (dématérialisation entrante des factures). Quand le passage à l’obligation de la facture électronique sera achevé, seuls les formats structurés et les formats mixtes comme Factur-X seront autorisés.
Le passage du papier au numérique doit respecter des règles strictes pour assurer aux factures électroniques les mêmes valeurs comptables, légales et fiscales. Pour cela, les entreprises se doivent de respecter un cadre réglementaire. Cela inclus une mise en place de nouveaux outils de dématérialisation fiscale.
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, l’entreprise doit impérativement veiller à ce que la facture conserve ces quatre fonctions.
La dématérialisation fiscale de la facture fournisseur s’effectue en trois étapes :
1/ L’acquisition de la facture dans un format numérique ;
2/ La validation de la facture pour déclencher son paiement ;
3/ L’archivage électronique de la facture.
Par ailleurs, cela implique la mise en œuvre de quatre types d’outils.
Un module d’acquisition doit pouvoir numériser les factures sous format papier, lire les factures électroniques, PDF, XML, etc. afin d’extraire toutes les données de facturation : date, fournisseur, références de commande, numéro de TVA, montants, taxes, devise, lignes de détails.
Les outils d’acquisition possèdent des fonctions d’apprentissage pour reconnaître les factures des fournisseurs habituels. Les plus récents utilisent l’Intelligence Artificielle pour améliorer le contrôle des données et procéder aux ventilations comptables et analytiques.
Une fois que le document numérique est reconnu comme facture, un horodatage du fichier avant son classement atteste de l’existence du document à une date et heure précise. Il permet ainsi de garantir l’intégrité des données au-delà de cet instant.
La GED, Gestion Electronique de Documents, permet de centraliser et de classer toutes les factures reçues et de les indexer pour faciliter les recherches. La GED permet aussi de gérer les accès, consultation et téléchargement selon les profils utilisateurs.
Un workflow de type BPM, Business Process Management, permet de décrire le circuit de validation de la facture jusqu’au paiement.
Pour toutes les factures réceptionnées, hors factures EDI, il est nécessaire d’en extraire toutes les données.
Qui valide ? Qui valide en cas d’absence ? Une double validation est-elle nécessaire ? Le workflow notifie les factures en attente de visa et alerte en cas de dépassement de délai.
Un système d’archivage électronique ou SAE à valeur légale pour garantir la conservation et la restitution de la facture numérique dans un format lisible durant une durée minimale de 10 ans.
Pour les entreprises, les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs sont de deux ordres :
Une priorité pour les chefs d’entreprises ; selon Markess 65% des décideurs souhaitent dématérialiser leur processus Purchase-to-Pay ou P2P.
Les bénéfices attendus sont effectivement nombreux :
La digitalisation du circuit P2P facilite également l’usage de solutions mobiles et du télétravail pour valider les factures.
Digitaliser le traitement des factures fournisseurs est un moyen efficace pour lutter contre les fraudes et les anomalies de paiement. Entre 2018 et 2020, 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’au moins une tentative de fraude.
La dématérialisation du processus P2P permet de :
Pour synthétiser, un projet de dématérialisation des factures fournisseurs a trois axes qu’il sera nécessaire de suivre afin de garantir sa réussite.
Tout au long du projet de dématérialisation, l’entreprise veille à ce que les factures numérisées conservent à chaque étape leur intégrité et leurs qualités de pièces comptables à valeur probante.
La dématérialisation des factures fournisseurs nécessite la mise en œuvre et la coordination de plusieurs outils informatiques, numérisation, workflow, gestion documentaire, archivage électronique ainsi qu’un logiciel de facture électronique. Et ce, dans un environnement hybride, des scanners sur site, une GED centralisée, des fonctions de validation en réseau et un service d’archivage électronique hébergé.
Le fonctionnement de la comptabilité fournisseur est le principal service de l’entreprise à bénéficier du passage à la dématérialisation. En effet, elle permet l’automatisation de nombreuses tâches comme : les saisies, le rapprochement des factures avec les commandes, la ventilation comptable et le suivi de la validation jusqu’au règlement. Le service comptable n’interviendra que lors d’anomalies détectées par le système.
Que vous soyez une PME, une ETI ou une grande entreprise la dématérialisation des factures fournisseurs sera obligatoire pour tous en 2026. Dès aujourd’hui, lancez votre projet de facture électronique, et contactez nos experts.