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La Factur-X et les obligations de la facture électronique ?

Factur X

La factur-X (et non « facture x » comme on le voit souvent) a vu son apparition en juillet 2017. A cette date, le FNFE (Forum National de la Facture Electronique) présente Factur-X comme le futur standard de la facture électronique.

Mais l’apparition de nouveau format de facture dit mixte est aussi liée à un contexte législatif et technologique. En effet, les pouvoirs mènent une politique incitative au passage à la dématérialisation. Le passage vers la facture électronique s’accélère : 2,5 milliards de factures inter-entreprises émises chaque année, 15% en 2019 sont dématérialisées, contre 5% en 2015.

 

Découvrez dans cet article tous les tenants et aboutissants.

 

 

Factur-X, l’avenir de la facture électronique en 2026 ?

 

Le passage vers la facture électronique s’accélère

 

Dans leur lutte contre la fraude à la TVA, les pouvoirs publics mènent une politique incitative au passage à la facture dématérialisée.

 

Simplification des procédés de dématérialisation

 

Jusqu’en 2014, la dématérialisation de la facture était un procédé de facturation basé sur l’EDI (Echange de Données Informatisé) Fiscal ou EDI DMF. Au 1er janvier 2014, le choix des procédés de facturer électroniquement est élargi à l’envoi de factures au format PDF :

  • Des PDF signés électroniquement ;
  • Des PDF simples sous condition de mettre en œuvre des contrôles permanents établissant une Piste d’Audit Fiable, l’émission de facture papier est aussi soumise à cette même condition.

 

De nouvelles obligations pour toutes les entreprises

 

  • Depuis le 1er janvier 2020, extension à toutes les entreprises de l’obligation de la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics (BtoG ou Business to Governement) ;
  • L’article 153 de la loi de finances de 2019-1479 du 28 décembre 2019 rend progressivement obligatoire l’usage de la facture dématérialisée dans les échanges BtoB (Business to Business) à compter de 2026, pour un usage généralisé pour toutes les entreprises en 2027.

 

Cependant dans les faits, à l’exception de l’EDI fiscal, il n’y a pas de standard de facturation dématérialisée accessible à toutes les entreprises,  mais seulement des canaux de factures sécurisés.

 

 

Quels sont les canaux de factures sécurisés à ce jour ?

 

Découvrons les canaux qui permettent de donner à un fichier numérique, image ou PDF, la même authenticité et valeur légale que la facture papier originale (intégrité, inaltérabilité). Mais aussi, de procéder à l’archivage pendant une durée légale de 10 ans.

 

L’EDI fiscal comme canal de facture dématérialisée

 

L’EDI fiscal permet directement l’envoi des factures dématérialisées du Système d’Information de l’émetteur à celui du récepteur. Ce mode qui nécessite des investissements logiciels importants et des accords préalables entre émetteurs et récepteurs sur les formats et structures utilisés, est celui des grandes entreprises. Dans des filières économiques telles que l’Automobile et la Grande Distribution, les donneurs d’ordre s’appuient sur les organismes de normalisation, GALIA, GS1, pour promouvoir la facture électronique auprès des entreprises.

 

Les portails fournisseurs pour déposer les factures

 

L’émetteur des factures vient les déposer sur le portail fournisseur sous la forme de fichiers numériques(PDF simples ou signés, formats images).

EDF, les grands groupes du BTP ont tous des intranets ouverts à leurs sous-traitants, sur lesquels ils s’échangent leurs documents, appels d’offres, devis, factures, etc.

 

Chorus Pro développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) est le portail des services publics servant au dépôt des factures BtoG. Ce mode de fonctionnement nécessite côté fournisseur des contrôles d’authentification d’origine et des traitements de données spécifiques avant l’intégration des factures dans les systèmes comptables.

 

Facture électronique comme pièce jointe

 

Lors de la réception dans la boîte mail sur laquelle l’émetteur envoi les factures numériques en pièces jointes il faudra saisir manuellement les données de facturation ou utiliser une solution de LAD/RAD (Lecture Reconnaissance Automatique de Documents). Cette méthode est simple à mettre en œuvre et permet de supprimer le papier. Mais elle nécessite le maintien de la Piste d’Audit Fiable comme pour la facture papier, lors de contrôles fiscaux.

 

 

La factur-X, le standard accessible à toutes les entreprises ?

 

La factur-X présentée en 2017 est-elle la solution pour généraliser un procédé de dématérialisation à toutes les entreprises, comme le prédisent ses promoteurs ?

 

Les normes de la facture électronique Factur-X

 

La Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique publié en France le 9 juillet 2017 par le FNFE. Mis à jour au 1er mars 2022 avec la version 1.0.06 / ZUGFeRD 2.2 pour préparer le passage à l’obligation de la facture électronique à compter de septembre 2026.

 

Ce type de facture est aussi appelée facture mixte ou facture hybride. En effet, sa particularité est d’être lisible par l’homme et par la machine. La Factur-X est un fichier au format PDF/A3 ce qui permet d’y incorporer un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée.

La Factur-X est donc lisible comme une facture PDF mais est aussi lisible directement par des Systèmes d’Information sans passer par des opérations complexes de LAD/RAD.

 

Quel est le format de la Factur-X ?

 

La dernière version de factur-X est sortie en 2022, vous pouvez télécharger toutes les spécifications sur la Factur-X 1.0.06 sur le site du Forum National de la Facture Electronique (FNFE). Le standard prévoit plusieurs profils de données structurées selon les exigences réglementaires et métiers détaillées ci-dessous :

 

  • Le profil MINIMUM qui contient toutes les données de facturation obligatoires et qui satisfait aux exigences comptables et fiscales et aux spécifications du portail Chorus Pro ;
  • Le profil BASIC WL (WithOut Line, sans ligne) ne contient que l’entête et le pied de la facture. Il est ajouté aux informations tiers qui permettent d’automatiser les traitements de rapprochement et de règlement : références de commandes, IBAN du fournisseur, mode de paiement ;
  • Le Profil BASIC qui contient le détail des lignes de la facture : référence article, quantité, unité, prix unitaire ;
  • Le profil EN 16931 conforme à la norme sémantique européenne EN 16031 avec 165 champs de données qui font appel à des listes de codes standardisés ;
  • Le profil EXTENDED pour prendre en compte les processus commerciaux complexes : factures relatives à plusieurs lieux de livraison, conditions de paiement structurées, informations supplémentaires au niveau des articles pour les conditions d’entreposage, etc.
    • Pour les entreprises fres le profil EXTENDED est complété d’un sous-ensemble EXTENDED FR B2B. Ce subset contient toutes les données métiers complémentaires nécessaires, répertoriées lors des travaux préparatoires au passage à l’obligation d’e-invoicing et d’e-reporting en 2026,
  • Le profil XRECHNUNG dit profil de référence qui répond aux besoins de la facturation BtoG en Allemagne.

 

Ainsi, les entreprises émettrices peuvent facturer électroniquement et bénéficier des avantages de la dématérialisation de leurs factures sans se préoccuper si leur partenaire peut traiter ou non une facture dématérialisée.

 

A l’initiative de l’émetteur

 

Jusqu’alors, le passage à la facture électronique était imposé par les donneurs d’ordre. Chaque donneur d’ordre imposait à ses fournisseurs son canal de facture électronique :

  • L’EDI Fiscal, l’émetteur devait alors investir dans une solution EDI ;
  • Un portail intranet sur lequel le fournisseur dépose ses factures au format PDF demandé par le donneur d’ordre ;
  • Un PDF simple ou signé, envoyé à une boîte mail dédiée.

Soit autant de canaux d’émission de factures que de partenaires commerciaux. En adoptant la Factur-X, l’émetteur prend l’initiative de son projet de dématérialisation de factures.

 

 

Pourquoi Factur-X ?

 

La Factur-X va accélérer le passage à la dématérialisation des factures

 

La Factur-X comble l’absence d’un standard de dématérialisation qui soit accessible financièrement et techniquement à toutes les entreprises petites, moyennes et grandes. Néanmoins, l’EDI fiscal reste le standard pour les grandes entreprises et les échanges avec leur sous-traitance.

 

Après la factur-X, quel futur pour la facture électronique ?

 

Au 1er janvier 2025, toutes les facturations BtoB et BtoG seront dématérialisées.

L’obligation de dématérialiser sera-t-elle étendue au e-commerce ? Au BtoC (Business to Customer) ? Ces questions se posent encore.

Avec l’adoption générale de la facture électronique, toutes les données des factures pourront être communiquées à l’administration fiscale pour qu’elle puisse les exploiter à des fins de contrôle de la TVA. Elle pourrait ainsi procéder à des recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues et proposer des déclarations de TVA pré-remplies.

La généralisation de la facture électronique avec Factur-X ouvre-t-elle la voie vers un nouveau modèle de facturation ? Le modèle Clearance est l’une des options sur la table. A consulter,  l’article sur le modèle Clearance.

Tenor accompagne depuis plus de 30 ans ses clients dans la gestion de leurs données. Nos solutions de dématérialisation fiscale sont d’ores et déjà opérationnelles pour le passage à la factur-X.