Home Blog Piste d’Audit Fiable (PAF) : pourquoi et comment la mettre en place ?

Piste d’Audit Fiable (PAF) : pourquoi et comment la mettre en place ?

Piste audit fiable

C’est quoi la Piste d’Audit Fiable ?

 

La piste d’audit fiable (PAF) est un ensemble de mécanismes, de procédures et d’outils destinés à assurer la traçabilité et l’intégrité des opérations effectuées sur les systèmes d’information (SI) et les documents comptables d’une entreprise.

Elle permet de collecter et de conserver les informations sur les événements importants relatifs à ces systèmes et à ces documents, afin de pouvoir les vérifier ultérieurement. La PAF est donc une composante essentielle du système de contrôle interne d’une entreprise et elle est obligatoire pour certaines opérations comme la facturation électronique ou les déclarations fiscales. Elle permet de garantir la fiabilité et la conformité des informations comptables et financières de l’entreprise (intégrité du contenu, authenticité de l’origine de la pièce et lisibilité de la facture et autres pièces justificatives).

 

La piste d’audit fiable est créé pour encourager et développer l’usage de la facture électronique dans l’entreprise. En effet, la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 instaure et impose son usage. De fait, tous les assujettis doivent dorénavant employer tout moyen technique afin d’envoyer de manière dématérialisée les factures (dématérialisation fiscale).

 

Afin de prévenir tout risque de fraude pesant sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVAT) et de sécuriser davantage le dispositif de facturation, le moyen utilisé doit être accompagné de la mise en œuvre de contrôles des flux. En effet, cela établit une piste d’audit fiable entre les factures émises et reçues. De fait, il est désormais possible de retracer les événements associés à une transaction commerciale (livraison de biens ou prestation de services).

 

 

Contexte et enjeux de la Piste d’Audit Fiable

 

Sur le plan fiscal, la Piste d’Audit Fiable (PAF) est définie comme l’ensemble des moyens mis en place pour assurer la traçabilité et la conservation des données et documents comptables, notamment dans le cadre de la facturation électronique. Elle est donc une exigence légale pour les entreprises soumises à l’obligation de facturer électroniquement, ainsi que pour celles soumises à d’autres obligations fiscales spécifiques. La PAF doit permettre de retracer l’ensemble des opérations ayant un impact sur la situation fiscale de l’entreprise, notamment en cas de contrôle fiscal.

 

Une exigence légale

 

Obligations en matière de facturation : issues de la Directive européenne du 13 juillet 2010, reprise par la LFR 2012-1510 et les décrets du 24 et 25 avril 2013.

 

  • Principe d’égalité Facture papier – Facture électronique ;
  • Exigence d’acceptation du client maintenue pour les factures électroniques.

Piste d’audit fiable

Mise en place de contrôles pour l’entreprise

 

Permanents à chaque étape du traitement de la facture, en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Mais également de permettre la déduction de la TVA y figurant.

Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu dans l’ensemble des flux et de la documentation.

 

Les moyens de sécurisation des factures

 

Il y a actuellement 3 modes reconnus par d’administration fiscale pour sécuriser et dématérialiser les factures (clients ou fournisseurs).

  • EDI (Echanges de données informatisé). Ce sont des échanges de fichiers structurés – cf. Art 289 VII 3° du CGI ;
  • Toute facture avec une piste d’audit fiable. Factures PDF par mail – Cf. Art 289 VII 1° du CGI ;
  • Facture électronique signée. ,cf. Art 289 VII 2° du CGI.

 

ChorusPro et dématérialisation des factures fiscales

 

Dans le cadre de la digitalisation de l’Etat, ChorusPro constitue un point de passage obligatoire. En effet, la majorité des entreprises qui travaillent avec le secteur public ont franchi le pas. Cela représente déjà plus de 20 millions de factures dématérialisées fiscalement.

 

Comment passer à la facture électronique ?

 

Les entreprises doivent être en mesure de fournir des factures électroniques conformes aux normes européennes, en utilisant des formats standardisés tels que le format Factur-X ou le format Peppol. C’est une obligation qui s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité, et qui vise à simplifier les échanges entre les entreprises et les entités publiques, à réduire les délais de paiement et à améliorer la qualité des informations contenues dans les factures.

 

Les entreprises doivent être en mesure de conserver les factures électroniques pendant une période de 10 ans, conformément aux règles en vigueur en matière de conservation des documents comptables. Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation s’exposent à des sanctions financières et à des pénalités fiscales.

 

 

 

 

Qui est concerné par la PAF ?

 

La Piste d’Audit Fiable (PAF) concerne toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, qui doivent respecter les obligations légales de traçabilité et de conservation des données et des documents comptables. Plus précisément, elle concerne :

  • Les entreprises soumises à l’obligation de facturer électroniquement : Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises fres qui fournissent des biens ou des services aux entités publiques doivent facturer électroniquement leurs clients publics, conformément à la directive européenne 2014/55/UE ;
  • Les entreprises soumises à d’autres obligations fiscales spécifiques : Certaines entreprises sont soumises à des obligations fiscales spécifiques qui nécessitent la mise en place d’une PAF, comme la conservation des tickets de caisse dans les commerces de détail, la conservation des justificatifs des dépenses professionnelles pour les travailleurs indépendants, ou encore la traçabilité des opérations réalisées sur les comptes bancaires étrangers des entreprises.

 

 

Quel est l’objectif de la Piste d’Audit Fiable ?

 

L’objectif principal de la Piste d’Audit Fiable (PAF) est de garantir la fiabilité des opérations comptables et fiscales d’une entreprise en assurant leur traçabilité et leur sécurité. La PAF permet de documenter toutes les opérations comptables effectuées sur le système comptable de l’entreprise, ce qui permet de :

 

  • Vérifier leur conformité ;
  • Détecter les éventuelles erreurs ou fraudes ;
  • Corriger rapidement les anomalies.

 

La PAF a également pour objectif de faciliter les contrôles fiscaux en fournissant aux autorités fiscales les éléments nécessaires pour vérifier la conformité des opérations comptables de l’entreprise. Elle permet donc de réduire les risques de sanctions fiscales et d’assurer la conformité de l’entreprise vis-à-vis des réglementations fiscales en vigueur.

 

La PAF contribue à renforcer la transparence et la gouvernance de l’entreprise en documentant toutes les opérations comptables et en assurant leur traçabilité. Cela permet de renforcer la confiance des partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, investisseurs, etc.) et de favoriser la prise de décisions éclairées par la direction de l’entreprise en se basant sur des données fiables et vérifiables.

 

Enfin, la PAF peut être un levier d’amélioration de la performance de l’entreprise. En analysant les données de la PAF, l’entreprise peut détecter des tendances, des erreurs récurrentes ou des points de blocage, et mettre en place des mesures correctives pour optimiser sa gestion comptable et améliorer son efficacité opérationnelle.

 

 

Comment rédiger et mettre en place une Piste d’Audit Fiable ?

 

La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) nécessite une planification et une méthodologie rigoureuses. Les étapes à suivre pour mettre en place une PAF sont les suivantes :

 

  • Identifier les événements à tracer : La première étape consiste à identifier les événements à tracer sur les systèmes d’information de l’entreprise ou sur les documents comptables. Ces événements peuvent inclure les connexions et déconnexions aux systèmes informatiques, les modifications apportées aux données comptables, les actions effectuées par les utilisateurs sur les systèmes informatiques, etc ;
  • Choisir les outils de collecte : En fonction des événements à tracer, il est important de choisir les outils de collecte adaptés. Il peut s’agir de journaux d’audit des systèmes informatiques, de registres de connexion et de déconnexion, de fichiers de journalisation des événements de sécurité, etc ;
  • Établir des procédures de collecte et de stockage des informations : Il est important d’établir des procédures claires pour la collecte et le stockage des informations. Les procédures doivent décrire comment les informations sont collectées, stockées, protégées contre la perte, la falsification ou la divulgation non autorisée, et comment elles peuvent être récupérées en cas de besoin ;
  • Former les employés : Les employés doivent être formés sur l’utilisation de la PAF et des outils de collecte associés. Ils doivent également être sensibilisés à l’importance de la traçabilité des opérations effectuées sur les systèmes d’information de l’entreprise ou sur les documents comptables ;
  • Vérifier la fiabilité de la PAF : Il est important de tester régulièrement la fiabilité de la PAF pour s’assurer qu’elle est efficace. Cela peut inclure des tests de restauration de données, des audits réguliers des journaux d’audit et des fichiers de journalisation des événements de sécurité, etc ;
  • Mettre à jour régulièrement la PAF : Il est important de mettre à jour régulièrement la PAF en fonction des évolutions des systèmes d’information et des documents comptables de l’entreprise.

En résumé, il est important d’identifier les événements à tracer, de choisir les outils de collecte adaptés, d’établir des procédures claires, de former les employés, de vérifier la fiabilité de la PAF ainsi que de la mettre à jour régulièrement.

 

 

Quelles sont les obligations concernant la Piste d’Audit Fiable ?

 

La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) est souvent exigée par les réglementations en vigueur dans différents secteurs d’activités. Voici quelques exemples d’obligations liées à la PAF :

 

  • Obligation légale : Dans le cadre de la comptabilité et de la fiscalité, les entreprises sont tenues de conserver une PAF pour prouver la fiabilité de leurs déclarations fiscales et comptables. L’article L. 123-22 du Code de commerce impose la conservation des livres, registres et documents comptables pendant 10 ans ;
  • Normes comptables : Les normes comptables internationales (IFRS) exigent la mise en place d’une PAF. Selon l’IFRS 15, les entreprises doivent être en mesure de prouver que les informations financières fournies sont fiables ;
  • Réglementations financières : Dans le secteur financier, les réglementations telles que la directive européenne MiFID II exigent la conservation d’une PAF. Cette directive oblige les entreprises d’investissement à enregistrer toutes les communications effectuées lors de la fourniture de services d’investissement ;
  • Règlementation informatique : La norme ISO 27001, qui définit les exigences pour la sécurité des systèmes d’information, exige également la mise en place d’une PAF pour garantir la traçabilité des actions effectuées sur les systèmes informatiques.

En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises peuvent être soumises à des sanctions financières ou des peines pénales, en fonction de la réglementation en vigueur dans leur secteur d’activité.

 

 

Piste d’Audit Fiable et non-respect des obligations, quelles sont les sanctions ?

 

Le non-respect des obligations liées à la Piste d’Audit Fiable (PAF) peut entraîner des sanctions financières et pénales pour les entreprises et les professionnels concernés. Voici quelques exemples de sanctions possibles :

  • Sanctions financières : Les autorités de réglementation peuvent infliger des amendes à l’encontre des entreprises qui ne respectent pas les obligations liées à la PAF. Les montants des amendes peuvent varier en fonction de la gravité des manquements et de la réglementation en vigueur dans le secteur concerné ;
  • Sanctions pénales : Le non-respect des obligations liées à la PAF peut être considéré comme une infraction pénale. Les peines encourues peuvent aller de la simple contravention à la peine d’emprisonnement en fonction de la gravité des manquements et de la réglementation en vigueur dans le secteur concerné ;
  • Responsabilité civile : Le non-respect des obligations liées à la PAF peut également engager la responsabilité civile de l’entreprise ou du professionnel concerné. Cela peut se traduire par une obligation de réparation des préjudices subis par les tiers en raison du manquement à l’obligation de mettre en place une PAF fiable.

Il est donc important pour les entreprises et les professionnels concernés de respecter les obligations liées à la PAF, afin d’éviter ces sanctions et de garantir la fiabilité de leur système d’information et de leur comptabilité.

 

 

Précisions sur les éléments que doit contenir une PAF pour être considérée comme fiable :

 

Pour qu’une Piste d’Audit Fiable (PAF) soit considérée comme fiable, elle doit contenir les éléments suivants :

 

  • Identification des utilisateurs : Tous les utilisateurs autorisés à utiliser le système de facturation électronique doivent être clairement identifiés par un identifiant unique et un mot de passe sécurisé ;
  • Journal des événements : Un journal des événements doit être tenu pour enregistrer toutes les opérations effectuées sur le système de facturation électronique, comme la création, la modification ou l’envoi de factures électroniques. Le journal des événements doit contenir la date et l’heure de l’opération, l’identité de l’utilisateur ayant effectué l’opération, la nature de l’opération et les éventuelles erreurs rencontrées ;
  • Conservation des données : Les données comptables doivent être conservées pendant une durée déterminée de 10 ans, conformément aux obligations légales. Les données doivent être conservées de manière sécurisée, à l’abri de toute modification ou destruction non autorisée ;
  • Intégrité des données : Des mesures de sécurité doivent être mises en place pour garantir l’intégrité des données stockées dans le système comptable. Les données doivent être sauvegardées régulièrement et des contrôles de cohérence doivent être effectués pour détecter toute altération ou perte de données ;
  • Procédure de contrôle interne : Une procédure de contrôle interne doit être mise en place pour s’assurer du bon fonctionnement de la PAF et de la conformité des opérations comptables. Cette procédure consiste notamment en des contrôles réguliers des journaux d’événements et des données conservées, ainsi qu’en la mise en place de mesures correctives en cas d’anomalie ou d’erreur détectée.

 

Les mesures de la PAF peuvent varier en fonction des spécificités de chaque entreprise et de chaque obligation légale. Il est important de se conformer aux exigences légales et de mettre en place une PAF adaptée pour assurer la traçabilité et la conformité des opérations comptables.

 

 

Quelques particularités communes à tous les formats de facture à respecter :

 

  • Authenticité de l’origine de la pièce ;
  • Lisibilité de la pièce ;
  • Intégrité du contenu.

 

En résumé, une PAF doit contenir des éléments clés pour garantir la traçabilité, la sécurité et la conformité des opérations comptables. Il est important de se conformer aux exigences légales et de mettre en place une PAF adaptée pour assurer la fiabilité de la gestion comptable de l’entreprise.

 

Tenor vous accompagne dans la dématérialisation de vos processus commerciaux et factures avec la mise en place de votre piste d’audit fiable.

 

Tenor accompagne ses clients dans la mise en œuvre de solutions EDI en mode SaaS et en mode Web EDI, sur des projets de factures électroniques, mais aussi sur la digitalisation de vos processus et le développement de solutions et portails logistiques.