Piste d’Audit Fiable (PAF) : pourquoi et comment la mettre en place ?
08 janvier 2019
08 janvier 2019
La piste d’audit fiable (PAF) est un ensemble de mécanismes, de procédures et d’outils destinés à assurer la traçabilité et l’intégrité des opérations effectuées sur les systèmes d’information (SI) et les documents comptables d’une entreprise.
Elle permet de collecter et de conserver les informations sur les événements importants relatifs à ces systèmes et à ces documents, afin de pouvoir les vérifier ultérieurement. La PAF est donc une composante essentielle du système de contrôle interne d’une entreprise et elle est obligatoire pour certaines opérations comme la facturation électronique ou les déclarations fiscales. Elle permet de garantir la fiabilité et la conformité des informations comptables et financières de l’entreprise (intégrité du contenu, authenticité de l’origine de la pièce et lisibilité de la facture et autres pièces justificatives).
La piste d’audit fiable est créé pour encourager et développer l’usage de la facture électronique dans l’entreprise. En effet, la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 instaure et impose son usage. De fait, tous les assujettis doivent dorénavant employer tout moyen technique afin d’envoyer de manière dématérialisée les factures (dématérialisation fiscale).
Afin de prévenir tout risque de fraude pesant sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVAT) et de sécuriser davantage le dispositif de facturation, le moyen utilisé doit être accompagné de la mise en œuvre de contrôles des flux. En effet, cela établit une piste d’audit fiable entre les factures émises et reçues. De fait, il est désormais possible de retracer les événements associés à une transaction commerciale (livraison de biens ou prestation de services).
Sur le plan fiscal, la Piste d’Audit Fiable (PAF) est définie comme l’ensemble des moyens mis en place pour assurer la traçabilité et la conservation des données et documents comptables, notamment dans le cadre de la facturation électronique. Elle est donc une exigence légale pour les entreprises soumises à l’obligation de facturer électroniquement, ainsi que pour celles soumises à d’autres obligations fiscales spécifiques. La PAF doit permettre de retracer l’ensemble des opérations ayant un impact sur la situation fiscale de l’entreprise, notamment en cas de contrôle fiscal.
Obligations en matière de facturation : issues de la Directive européenne du 13 juillet 2010, reprise par la LFR 2012-1510 et les décrets du 24 et 25 avril 2013.
Permanents à chaque étape du traitement de la facture, en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Mais également de permettre la déduction de la TVA y figurant.
Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu dans l’ensemble des flux et de la documentation.
Il y a actuellement 3 modes reconnus par d’administration fiscale pour sécuriser et dématérialiser les factures (clients ou fournisseurs).
Dans le cadre de la digitalisation de l’Etat, ChorusPro constitue un point de passage obligatoire. En effet, la majorité des entreprises qui travaillent avec le secteur public ont franchi le pas. Cela représente déjà plus de 20 millions de factures dématérialisées fiscalement.
Les entreprises doivent être en mesure de fournir des factures électroniques conformes aux normes européennes, en utilisant des formats standardisés tels que le format Factur-X ou le format Peppol. C’est une obligation qui s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité, et qui vise à simplifier les échanges entre les entreprises et les entités publiques, à réduire les délais de paiement et à améliorer la qualité des informations contenues dans les factures.
Les entreprises doivent être en mesure de conserver les factures électroniques pendant une période de 10 ans, conformément aux règles en vigueur en matière de conservation des documents comptables. Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation s’exposent à des sanctions financières et à des pénalités fiscales.
La Piste d’Audit Fiable (PAF) concerne toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, qui doivent respecter les obligations légales de traçabilité et de conservation des données et des documents comptables. Plus précisément, elle concerne :
L’objectif principal de la Piste d’Audit Fiable (PAF) est de garantir la fiabilité des opérations comptables et fiscales d’une entreprise en assurant leur traçabilité et leur sécurité. La PAF permet de documenter toutes les opérations comptables effectuées sur le système comptable de l’entreprise, ce qui permet de :
La PAF a également pour objectif de faciliter les contrôles fiscaux en fournissant aux autorités fiscales les éléments nécessaires pour vérifier la conformité des opérations comptables de l’entreprise. Elle permet donc de réduire les risques de sanctions fiscales et d’assurer la conformité de l’entreprise vis-à-vis des réglementations fiscales en vigueur.
La PAF contribue à renforcer la transparence et la gouvernance de l’entreprise en documentant toutes les opérations comptables et en assurant leur traçabilité. Cela permet de renforcer la confiance des partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, investisseurs, etc.) et de favoriser la prise de décisions éclairées par la direction de l’entreprise en se basant sur des données fiables et vérifiables.
Enfin, la PAF peut être un levier d’amélioration de la performance de l’entreprise. En analysant les données de la PAF, l’entreprise peut détecter des tendances, des erreurs récurrentes ou des points de blocage, et mettre en place des mesures correctives pour optimiser sa gestion comptable et améliorer son efficacité opérationnelle.
La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) nécessite une planification et une méthodologie rigoureuses. Les étapes à suivre pour mettre en place une PAF sont les suivantes :
En résumé, il est important d’identifier les événements à tracer, de choisir les outils de collecte adaptés, d’établir des procédures claires, de former les employés, de vérifier la fiabilité de la PAF ainsi que de la mettre à jour régulièrement.
La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) est souvent exigée par les réglementations en vigueur dans différents secteurs d’activités. Voici quelques exemples d’obligations liées à la PAF :
En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises peuvent être soumises à des sanctions financières ou des peines pénales, en fonction de la réglementation en vigueur dans leur secteur d’activité.
Le non-respect des obligations liées à la Piste d’Audit Fiable (PAF) peut entraîner des sanctions financières et pénales pour les entreprises et les professionnels concernés. Voici quelques exemples de sanctions possibles :
Il est donc important pour les entreprises et les professionnels concernés de respecter les obligations liées à la PAF, afin d’éviter ces sanctions et de garantir la fiabilité de leur système d’information et de leur comptabilité.
Pour qu’une Piste d’Audit Fiable (PAF) soit considérée comme fiable, elle doit contenir les éléments suivants :
Les mesures de la PAF peuvent varier en fonction des spécificités de chaque entreprise et de chaque obligation légale. Il est important de se conformer aux exigences légales et de mettre en place une PAF adaptée pour assurer la traçabilité et la conformité des opérations comptables.
En résumé, une PAF doit contenir des éléments clés pour garantir la traçabilité, la sécurité et la conformité des opérations comptables. Il est important de se conformer aux exigences légales et de mettre en place une PAF adaptée pour assurer la fiabilité de la gestion comptable de l’entreprise.
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