Qu’est-ce que l’EDI ?
24 avril 2019
24 avril 2019
L’ EDI ou l’Échange de données informatisé est l’outil pratique, rapide et sûr permettant à votre système informatique d’interagir avec le système d’information de vos partenaires commerciaux de bout en bout, et sans intervention humaine grâce à des protocoles d’échanges par voie électronique.
En bref, c’est un bon moyen d’optimiser vos échanges, de gagner du temps, de simplifier la vie de vos utilisateurs et de réaliser des réductions de coûts en dématérialisant vos documents commerciaux (supply Chain, factures dématérialisées, etc.).
L’abréviation EDI signifie Electronic Data Interchange ou, en fr, Echange de Données Informatisé. L’EDI peut être défini comme l’échange, d’ordinateur à ordinateur, de données concernant des transactions en utilisant des réseaux et des formats normalisés.
Les informations issues du système informatique de l’émetteur transitent par l’intermédiaire de réseaux vers le système informatique du partenaire pour y être intégrées automatiquement.
Ce processus d’échange a lieu par l’intermédiaire d’une solution logicielle appropriée entre les deux partenaires. A titre d’exemple on peut évoquer les ERP, les logiciels de gestion de commandes ou de stock. Suite à leurs transmissions, les document sont immédiatement traités.
Grâce à l’EDI, le traitement des document de type bons de commande, avis d’expédition et même facture en ressort plus performant. Afin de traiter les documents de manière automatisée, les partenaires commerciaux doivent respecter des standards à l’instar d’EDIFACT dans le secteur automobile par exemple.
Le principe consiste à automatiser la génération et l’envoi des flux sortants, la réception et l’intégration des flux entrants de sorte que les bons de commande, les avis d’expédition, les factures, les états de stock ou tout autre type de document, soient traités sans manipulation humaine.
Quasiment tous les types de transactions que votre entreprise réalise avec ses partenaires commerciaux par mail, téléphone, courrier, fax, peuvent être gérés par EDI ! (à voir le schéma EDI dans la définition).
Pour cela, il est nécessaire de faire communiquer votre système informatique avec un logiciel EDI.
Les échanges EDI requièrent des systèmes de communication sécurisés et adaptés : AS2, WebServices, sftp, oftp ou encore Réseaux à Valeur Ajoutée. Ce sont les RVA, ou VAN en anglais, des réseaux privés avec des niveaux de sécurité élevés assurant l’intégrité et la traçabilité des échanges.
Pour aller encore plus loin dans la compréhension de ce qu’est l’EDI, ses avantages et son fonctionnement, consultez le guide de GS1 France.
Pour permettre à tous les partenaires de communiquer ensemble, l’Echange de Données Informatisé apporte un langage standard partagé par tous.
Ainsi quelque soit le système de gestion de chacun, le langage est commun et le déploiement de l’EDI à de nouveaux partenaires commerciaux est simple. Ce langage commun, ce sont les normes EDI qui assurent l’interopérabilité des échanges informatisés via les différentes interfaces.
Les normes EDI structurent les messages en forme et contenu. Il existe divers standards tels que l’EDIFACT, l’XML, l’ANSI X12, l’EANCOM, le TRADACOM, le VDA, Odette, etc.
Quelque soit votre activité – Industrie, Retail, Logistique, Transport, Finance, Grande distribution, Santé, service public, etc – l’EDI s’applique aux différents processus de votre entreprise.
En plus de répondre aux demandes de vos partenaires commerciaux, l’Echange de Données Informatisé permet d’automatiser la génération, l’envoi, la réception, l’enregistrement de vos échanges et donc de gagner en efficacité.
Selon une étude publiée en 2016 par DART CONSULTING le marché de l’EDI devrait croitre de 14 % par an jusqu’en 2020.
Une commande adressée par téléphone, email ou encore courrier, doit être saisie manuellement à la fois dans l’outil de gestion du client et celui du fournisseur.
Une commande EDI, s’intègre automatiquement dans l’ERP du partenaire. Le système informatique de gestion retrouve de lui-même les informations nécessaires à la préparation, l’expédition et la facturation.
En supprimant les ressaisies et interventions manuelles, on réduit les erreurs et litiges et on améliore le traitement des informations.
Plus besoin d’imprimer, de saisir, de classer, de vérifier par téléphone, de mettre sous pli …les documents EDI s’échangent en quelques secondes.
Vos processus métiers n’attendent plus les traitements administratifs !
La dématérialisation des documents en facilite le suivi de la commande jusqu’au règlement.
La traçabilité des produits et unités logistiques est aussi permise et simplifiée tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Sans compter qu’avec une vision en temps réel sur les transactions, votre entreprise peut réagir et décider de choix stratégiques plus rapidement.
L’Echange de Données Informatisée vous offre un langage commercial en commun avec vos partenaires, un bon moyen de pérenniser et d’optimiser cette relation quelque soit les pays.
Vos utilisateurs gagnent du temps. En effet, ils ne s’occupent plus de la gestion des documents papier. Par conséquent, ils peuvent enfin se consacrer à leur métier et à des actions à plus grande valeur ajoutée.
Par la suppression du papier, la simplification de l’archivage, l’Echange de Données Informatisé engendre la diminution des erreurs et litiges. De fait, il permet de réduire considérablement les coûts de traitement et les coûts administratifs.
Dans le cas de la mise en place des factures électroniques, l’économie peut atteindre 90% par document !
Les gains liés à l’EDI pour les partenaires commerciaux sont estimés à 18,5 € par commande, 0,5 € par palette pour l’avis d’expédition et à 16,3 € par facture (fiscalement légale), selon GS1 France.
Un partenaire commercial vous demande de mettre en place des flux EDI ? Vous savez maintenant que loin d’être une contrainte, il s’agit là d’une vraie opportunité pour votre entreprise. En étendant l’EDI à d’autres partenaires commerciaux et à un maximum de flux d’information, il se pourrait même que votre système EDI devienne un véritable atout. D’où l’importance de bien choisir son prestataire EDI.
Tenor vous accompagne dans toutes les étapes de la mise en place de vos flux EDI. Que vous optiez pour une solution classique ou WebEDI, Tenor vous accompagne de l’homologation de vos flux fournisseurs au déploiement de vos sous-traitant.