Fonctionnement de l’EDI

Que veut dire edi / Electronic data interchange ? (définition)

EDI pour Échange de données informatisé ou Electronic data interchange représente un échange informatisé de documents entre l’entreprise et ses partenaires commerciaux. Les solutions EDI nécessitent des protocoles d’échange de données qui gouvernent les modes et les règles de transmission des informations.

Quels sont les objectifs de l’EDI ?

• Échanger quoi ? Besoin de s’entendre sur ce que l’on échange et comment le modéliser
• Échanger comment ? Besoin de transporter les informations via quel média, quels protocoles de communication ?

Aujourd’hui, lorsque vous faites vos courses au supermarché, plus de 90 % des produits que vous achetez ont été commandés par EDI, voire facturés après que l’avis d’expédition a été transféré de la même façon.

Les avantages de l’EDI

La réduction des coûts est l’un des plus gros avantages de la mise en œuvre de l’EDI. En effet, l’EDI permet des échanges clairement moins chers que les processus papiers habituels. D’autres aspects comme la fiabilité et la rapidité des échanges via une solution EDI sont primordiales. Dans un processus EDI, le gain de temps est considérable à tous les niveaux et étapes du cycle de vente et d’achat de l’entreprise. En outre, la fiabilité et la qualité des données sont maintenues grâce au traitement automatisé de l’information par l’ordinateur. De fait, votre chaîne logistique se retrouve grandement améliorée.

De même, l’EDI permet grâce à la réduction des tâches administratives de se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée. En plus, votre personnel consacre plus de temps à son cœur de métier. Vous améliorez ainsi le cycle de production de votre entreprise. En outre, vos délais de facturation s’améliorent. L’EDI est également un moyen qui garantit la traçabilité des échanges afin de réduire les contentieux et les litiges.

Comment se met en place un flux EDI et comment fonctionnent les échanges EDI ?

Afin d’échanger vos documents avec vos différents partenaires, il convient de respecter un certain nombre d’étapes.

Etape n°1 : préparation des documents : commande, facture…

La préparation des documents à envoyer est une étape importante pour mettre en place une solution EDI. De fait, il faudra recueillir et organiser les données que vous voudrez transmettre.

Ensuite, le système mettra en place un fichier électronique qui contiendra les informations nécessaires à la création d’un document. Afin de générer ce document, on pourra utiliser différentes sources de données et autres méthodes.

Cela peut être une saisie via un ordinateur, un export de données issues de vos bases ou même de vos différents logiciels.

Etape n°2 : traduction au format EDI standard

La deuxième étape a pour objectif de traduire le document au format EDI ou standard souhaité. Pour y arriver, les données électroniques sont intégrées dans un logiciel de traductions qui se chargera de la conversion du fichier au format des documents. Vous pourrez ainsi envoyer vos documents EDI à vos partenaires commerciaux. À ce stade, vous pourrez utiliser différentes méthodes de transmission. L’une d’entre elles consiste à passer par un fournisseur de réseau EDI comme Tenor.

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