Dématérialisation Comptable un enjeu pour les directions Administratives et Financières
29 avril 2021
29 avril 2021
Un projet de dématérialisation comptable est un projet qui permet d’automatiser les tâches comptables, de tracer les pièces comptables et de sécuriser leur archivage.
Si aujourd’hui il est simple et rapide de dématérialiser toutes sortes de documents, les échanger et les conserver dans un format électronique n’est pas toujours aisé. Un projet de dématérialisation comptable reste un projet qui mobilise plusieurs expertises métiers au sein de l’entreprise. En effet, la dématérialisation des documents comptables est un projet technique qui s’effectue dans un cadre de règles comptables et fiscales.
Dans cet article, découvrez la dématérialisation d’un point de vue comptable, les enjeux pour votre entreprise et quelques éléments sur le futur de la facture électronique.
Une comptabilité dématérialisée est une « comptabilité zéro papier ». L’ensemble des documents comptables peuvent être dématérialisés :
La comptabilité dématérialisée améliore la productivité et la réactivité.
La suppression du papier va apporter des avantages aisément quantifiables et des bénéfices opérationnels pour votre entreprise.
Un projet de dématérialisation comptable requiert la mise en œuvre de solutions informatiques et l’assurance d’être conforme avec les textes réglementaires en vigueur.
Au sein de l’entreprise la dématérialisation comptable s’effectue à différents niveaux.
Mettre en place des solutions de numérisation, LAD (Lecture Automatique de Document) ou OCR (Optical Character Recognition). Les pièces comptables numérisées sont indexées et classées dans une GED (Gestion Electronique de Document).
A partir des factures fournisseurs et des notes de frais numérisées, on génère automatiquement et provisoirement des écritures comptables.
Modéliser les circuits de validation avec des outils workflow de type BPM (Business Process Management). Pour chaque type de pièces comptables, par tranches de montant, quels automatismes ? Comment gère-t-on les exceptions, les rejets ? Qui valide ? Une double validation est-elle nécessaire ? Chaque intervenant est notifié par le système des validations en attente.
La GED permet de tracer en temps l’état d’avancement des traitements.
Conserver les pièces et documents comptables dans un lieu garantissant l’origine, l’authenticité, l’intégrité des fichiers numériques. Ces fichiers seront à présenter à l’administration fiscale lors de contrôles.
Le défi est de veiller que tout au long du processus de dématérialisation comptable, qu’il soit rapide de prouver l’authenticité des pièces comptables.
C’est à dire pouvoir remonter la piste d’audit jusqu‘à l’origine du document dématérialisé, soit :
Les responsables comptables de l’entreprise doivent aussi veiller que :
La dématérialisation fiscale ou facture électronique est l’élément central de la dématérialisation comptable.
Le législateur, hier réfractaire, voire soupçonneux, à l’égard des procédés de dématérialisation, s’est depuis converti à la dématérialisation :
Dans un objectif de compétitivité et de lutte contre la fraude à la TVA, le législateur souhaite au plus tôt mettre fin à la facture papier.
1ère phase : la fin de la facture papier sauf exceptions
L’article 157 de la loi de finances de 2020 généralise l’obligation de la facture électronique. La facture électronique, e-invoice, s’impose progressivement à la totalité des échanges BtoB à compter du 1er septembre 2026.
2ème phase : la mise en place d’un modèle Clearance
Toujours dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale prévoit à compter de 2025 que les déclarations de TVA seront pré-remplies. Pour cela, les données de facturation seront transmises à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) lors de l’émission des factures électroniques.
En attentant que la dématérialisation comptable devienne obligatoire, les entreprises disposent dès aujourd’hui d’un cadre juridique favorable pour dématérialiser leur comptabilité.
Lancer un projet de dématérialisation dès aujourd’hui permettra au plus tôt d’en tirer des bénéfices opérationnels.
Cependant la comptabilité doit toujours répondre aux mêmes règles de sincérité et de preuves opposables aux actionnaires, aux banques, à l’administration fiscale. De fait, un projet de dématérialisation comptable doit toujours être piloté par la Direction Administrative et Financière.
Pour aller plus loin, faite un tour sur le Blog de Tenor et consultez cet excellent article sur la Facture électronique de nombreuses évolutions pour 2026. De même, n’hésitez pas à contacter nos équipes pour lancer votre projet avec notre solution de facture électronique dès aujourd’hui.