Dématérialisation des factures : quelles sont vos obligations légales ?
04 juillet 2019
04 juillet 2019
Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront concernées par la dématérialisation des factures puisqu’elles seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs.
Découvrez dans cet article les différents modes de facturation électronique ainsi que les obligations légales concernant les échanges de factures avec les clients en BtoB et en BtoG.
Ce que nous appelons facture dématérialisée ou dématérialisation fiscale est le moyen le plus abouti pour numériser toute la chaîne de facturation de l’émission de la facture à son archivage électronique durant la durée légale de 10 ans sans nécessité d’impression papier.
Une e-facture ou facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré et normé.
Ainsi, la facture peut être lue et gérée de façon informatisée. Les données de facturation et les lignes de détail peuvent être intégrées dans les systèmes d’information. L’e-facture est soumise aux mêmes obligations (commerciales, juridiques, comptables et fiscales) que la facture papier.
Une entreprise peut envoyer ses factures sous format papier et/ou format électronique.
Une facture électronique coûte 10€ de moins que sa version papier pour les factures entrantes, et 6.5€ de moins pour les factures sortantes (source GS1France).
On distingue deux formes de facture dématérialisée :
Lors de l’envoi d’une facture dématérialisée simple, la facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique. Avec la dématérialisation des factures (dématérialisation fiscale) par contre, plus de support papier : la facture électronique devient le document original. Elle a valeur de preuve lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale. Ceci peut donc être un bel avantage pour votre gestion des factures.
Grâce aux bénéfices en temps de traitement et en coût, l’utilisation de la facture électronique augmente de 5% tous les ans en France (source Businesscoot).
Le cadre réglementaire impose aux entreprises utilisant la facture électronique de garantir certains principes à compter de l’émission de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ces 3 principes sont :
Les directives européennes 2001/115/CE, 2006/112/CE et 2010/45/CE réglementent les pratiques en matière de dématérialisation des factures. Au niveau fr, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).
Les trois pratiques admises par l’administration fiscale sont :
Conseil : dans le cas de la Piste d’Audit, vous devez mettre en place des contrôles documentés et permanents afin de permettre un lien fiable entre la facture électronique émise ou reçue et la livraison de biens qui en est à l’origine.
Sur le plan du contenu, les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier (la TVA par exemple).
Concernant les règles d’archivage des factures dématérialisées, l’administration fiscale impose un délai de conservation des factures de 6 ans. Toutefois, au niveau du droit comptable, les factures électroniques sont à conserver pendant 10 ans, c’est un processus classique pour les solutions de dématérialisation fiscale.
Des variations peuvent intervenir selon les pays concernés : sur les mentions légales, les formats, les certificats et l’organisation de l’archivage.
Conseil : dans le cas de factures émises entre pays, vous devrez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par la dématérialisation des factures.
Pour les opérations BtoG
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quel que soit leur taille sont soumises à l’obligation de facturer par voie électronique les opérations commerciales réalisées avec la sphère publique : administrations, collectivités publiques, collectivités territoriales, etc. Toutes les factures à destination du secteur public doivent être transmises via le portail Chorus Pro.
Pour les transactions BtoB domestiques
A compter du 1er septembre 2026 et progressivement selon la taille des entreprises, l’obligation de la facturation électronique va s’appliquer à toutes les transactions BtoB domestiques.
La loi Macron du 6 août 2015 oblige les entreprises privées à accepter la réception des factures qui leurs sont transmises sous format électronique.
L’émission obligatoire des factures électroniques sera progressivement mise en place entre 2026 et 2027.
En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE.
Depuis le 1er janvier 2019, l’obligation de facturation électronique s’applique aux petites et moyennes entreprises, en plus des entreprises de plus de 250 salariés.
Depuis le 1er janvier 2020, l’obligation de réception de factures sous format électronique provenant d’un organisme public concerne les microentreprises.
Ainsi, depuis début 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs sont dématérialisées. Pour cela, l’Etat a mis en place une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 a « fixé l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France ». Le passage à la généralisation de la facture électronique en France repose sur deux obligations.
L’e-invoicing est l’obligation :
· D’émission des factures électroniques pour les transactions BtoB domestiques ;
· D’extraction et transmission des données de facturation auprès des administrations fiscales pour les opérations de contrôles et déclaration de chiffres d’affaires et de TVA.
L’article 289 bis de l’ordonnance n°2021-1190 pose le cadre légal d’e-invoicing. Les factures électroniques doivent contenir les données de facturation et les mentions obligatoires dans un format structuré. La facture doit être envoyée à son destinataire soit par le Portail Public de Facturation soit par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Simultanément, des données de facturation seront extraites des factures et transmises à l’administration.
L’obligation d’e-invoicing étant limitée aux transactions commerciales BtoB domestiques et afin de permettre le contrôle de la TVA et son exigibilité ainsi que le pré-remplissage des déclarations de TVA, il est nécessaire de compléter les données de facturation transmises par l’e-invoicing par les données déclarées par l’e-reporting :
· Les ventes BtoC : les données à transmettre pour chaque transaction sont : date, montant HT, taux de TVA, montant de TVA collectée ;
· Les transactions BtoB à l’export : les données à transmettre sont : date, numéro d’identification du client, date de livraison, montant HT, montant de TVA ;
· Les paiements des achats : la TVA devient exigible au montant du paiement de la facture. En conséquence, les acheteurs doivent transmettre à l’administration fiscale pour chaque facture électronique réceptionnée : la date et le montant du règlement.
Pour les obligations d’e-invoicing et d’e-reporting, le calendrier d’application est le suivant :
· Le 1er septembre 2026 pour les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises ;
· Le 1er septembre 2027 pour les TPE-PME.
Cependant, l’obligation d’accepter toute facture électronique revient au 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises.
La généralisation de la facture électronique s’inscrit dans une évolution européenne pour faciliter les échanges commerciaux transfrontaliers et de lutte contre la fraude.
Pour les Pouvoirs Publics fr, le passage à l’obligation de la facturation électronique poursuit quatre objectifs décrit dans la loi de Finances de 2020 :
1. Renforcer la compétitivité des entreprises par :
a. L’allègement de la charge administrative,
b. La diminution des délais de paiement,
c. Des gains de productivité résultant de la dématérialisation,
2. Simplifier à terme leurs obligations de déclaration de TVA et de chiffres d’affaires grâce à un pré-remplissage des déclarations ;
3. Améliorer la détection de la fraude ;
4. Suivre en temps réel l’activité des entreprises et de l’économie fre.
Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises sont multiples.
Le passage à la facture numérique :
· Permet des gains de temps. Il n’est plus nécessaire d’imprimer et de mettre sous pli les factures. Les factures électroniques peuvent être émises directement à partir des informations transmises par l’ERP de l’entreprise ;
· Facilite la mise en place de solutions logicielles permettant des gains de productivité dans l’entreprise. Tout particulièrement pour les factures fournisseurs : automatisation du traitement des factures entrantes, automatisation des rapprochements et des réconciliations.
Le remplacement des factures papier par des factures numériques permet des économies immédiates sur les consommations de papier, d’enveloppes, les frais d’affranchissement, l’archivage papier. De nombreuses études établissent de gains de l’ordre de 50% à 75% sur l’ensemble des coûts de traitement après le passage au numérique.
En supprimant les étapes de ressaisies des factures, les traitements et les contrôles sont accélérés et de fait les mises en paiement sont plus rapides.
L’automatisation des contrôles permet de rendre systématiques les vérifications des coordonnées du fournisseur, des informations bancaires indiquées sur la facture, d’un rapprochement avec une commande passée et livrée. Les tentatives de fraudes sont ainsi plus facilement détectables.
Et enfin, la facture électronique contribue à la réduction de l’empreinte carbone favorisant la limitation des impressions papier, la consommation d’encre et le volume des archives papier.
Pour la mise en place de l’obligation de la facture électronique BtoB, les pouvoirs publics ont décidé après consultation de :
· Limiter à trois le nombre de formats électroniques reconnus par le Portail Public de Facturation : CII, UBL et le format hybride Factur-X ;
· Opter pour le modèle en Y pour la mise en œuvre de la réforme ;
Ce qui permet aux entreprises qui facturent déjà par voie électronique de conserver leurs investissements et infrastructures techniques.
Toute entreprise est libre de choisir entre le Portail Public de Facturation ou/et une ou plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaires en fonction de ses besoins fonctionnels et techniques.
Le Portail Public de Facturation remplace le portail Chorus pro pour les factures destinées à la sphère publique. Le PPF propose à toutes les entreprises un service de base pour envoyer et recevoir leurs factures BtoB dans un format électronique :
· Saisie direct des factures sur le portail ;
· Dépôt des factures dans un format PDF ;
· Réception des factures sur le portail dans le format Factur-X.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des prestataires reconnus auprès de l’administration fiscale comme Tiers de Confiance. Les PDP ont en charge d’effectuer les contrôles de conformité des factures et de garantir leur traçabilité et suivi de l’émetteur jusqu’au destinataire.
Les PDP permettent aux entreprises de conserver leurs flux de facturation électronique déjà existant, tels les flux EDI que seuls les PDP pourront encore traiter. Mais aussi de bénéficier de services complémentaires tels :
· Connexion directe par API ou EDI avec le système d’information des entreprises pour l’envoi et la réception des factures ;
· La signature électronique des factures ;
· L’archivage numérique des factures et de leurs annexes durant les durées légales 6 ans (durée fiscale) et de 10 ans (durée comptable).
Et enfin, les entreprises devront être équipée d’un logiciel de facturation électronique pour établir les factures dans un format numérique.
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Si le sujet vous intéresse, prenez le temps de lire nos articles sur la dématérialisation fiscale ou le modèle clearance sur le Blog de Tenor pour plus d’informations.