Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation électronique ?

L’adoption de la facture électronique en France et dans l’ensemble des états de l’UE s’applique à toutes entreprises assujetties à la TVA. La réforme de la facturation électronique impose que les factures soient produites dans un format électronique normalisé et transmises à l’administration fiscale via des plateformes de facturation certifiées. Pour satisfaire à ces obligations, les logiciels de facturation vont évoluer pour devenir des logiciels e-invoicing. Par ailleurs, la reforme prévoit une obligation d’e-reporting qui va impacter certains process.

Dans cet article :

• Rappelons ce qu’est un logiciel de facturation électronique ;
• Quelles sont ses fonctionnalités ;
• Comment les logiciels de facture communiquent avec les ERP et les comptabilités ;
• Comment facturer électroniquement suite à la réforme qui entrera en vigueur à partir de septembre 2026 ;
• Et enfin, pourquoi l’émission des factures devient un service numérique et rend l’usage d’un logiciel de facturation indispensable.

Les logiciels de facturation électronique

L’objectif d’un logiciel de facturation est de produire des factures conformes aux réglementations en vigueur. Soit par saisie directe de données de facturation, soit à partir de documents commerciaux (devis facture, bons de commande, bons de livraison, etc.).

Quels sont les critères de conformité comptable et fiscale ?

Les factures sont des pièces comptables ayant une valeur probante. Les logiciels de facturation, tout comme les logiciels de comptabilité, doivent respecter des règles comptables et fiscales.

Exemples :

• La numérotation des factures doit être continue et sans rupture, basée sur une séquence chronologique ;
• Toutes les factures doivent comporter les mentions obligatoires exigées par la loi. L’absence de mentions obligatoires rend la facture non conforme ;
• Une facture émise n’est plus modifiable, seul un avoir peut corriger ou annuler une facture ;
• Permettre les clôtures d’exercices.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

En plus de l’émission de factures et de divers calculs (TVA, taxes parafiscales, remises, etc.), les logiciels de facturation sont enrichis de fonctionnalités qui facilitent la gestion et le suivi des factures ainsi que le passage des écritures comptables :

• Gestion des devis et de factures pro-forma ;
• Gestion d’abonnements ou de facturations récurrentes ;
• Suivi de la facturation : gestion des encaissements, relances clients, etc. ;
• Editions de tableaux de bord et de statistiques (chiffre d’affaires facturé ou encaissé, délais de paiement moyen, etc.) ;
• Exports comptables pour la comptabilisation des ventes et des encaissements.

Les logiciels de facturation assurent un contrôle automatique des données transmises par l’entreprise.

Comment intégrer un logiciel de facturation en ligne dans un système d’information

Pour fonctionner, c’est-à-dire facturer, le logiciel de facturation a besoin de données de référence :

• Les informations clients nécessaires à l’établissement de la facture : adresse de facturation, adresse de livraison, identifiants SIRET et TVA ainsi que les conditions tarifaires particulières ;
• Les catalogues et tarifs des articles, services ou prestations ;
• Les éléments nécessaires pour le calcul des taxes : bases de calcul et taux.

Mais aussi des données de flux comme les commandes et livraisons à facturer.

Toutes ces informations sont présentes dans l’ERP ou la gestion commerciale de l’entreprise.

Importer et exporter des données via l’outil de facturation

Le logiciel de facturation va :

• Importer les données de référence des applications métiers de l’entreprise : ERP, logiciel de gestion commerciale, CRM ;
• Exporter vers la comptabilité, les éléments pour la comptabilisation des ventes facturées et des encaissements lorsque ceux-ci sont enregistrés dans le logiciel de facturation.

Les données de référence d’une entreprise sont toutes les données qui vont permettre de décrire et de rechercher des informations d’exploitation et de gestion.

Les paramétrages des imports et des exports s’effectuent par les fonctions d’import/export des logiciels de facturation et des ERP en passant par des fichiers pivot.

La notion de fichier pivot

L’emploi de fichiers pivot est une solution qui permet de faciliter l’intégration de flux dans le SI, système d’information, de l’entreprise. Un fichier pivot est un fichier intermédiaire permettant de réaliser des opérations d’imports et d’exports de flux. Il définit un format structuré d’échange de données métiers et est indépendant des solutions logicielles utilisées.

De ce fait, les échanges de flux (commandes à facturer, factures émises, données comptables, etc.) entre un logiciel de facturation et les ERP (ou comptabilité de l’entreprise) passent par des formats pivots.

Par exemple, l’ERP exporte les commandes à facturer dans un fichier pivot et le logiciel de facturation importe les commandes à facturer à partir de ce même fichier pivot.

Quels sont les avantages de passer par des fichiers pivot ?

• Les coûts de mise en place et de maintenance des passerelles entre applications sont réduits ;
• Les évolutions technologiques sont facilitées car ces formats suppriment les interdépendances entre applications métiers,
• Les formats pivots peuvent facilement être rattachés à des architectures EAI et ETL pour l’organisation et la gestion des flux de données dans le SI des entreprises.

Quels sont les impacts de l’e-invoicing sur les logiciels de facturation ?

L’e-invoicing est l’obligation de facturer électroniquement toutes les transactions BtoB domestiques. Ces factures doivent être transmises aux destinataires via une plateforme de dématérialisation certifiée dans un format électronique autorisé. Le format papier est ainsi remplacé par des factures dématérialisées.

La réforme sur la facturation électronique inclut, en plus de l’e-invoicing, une obligation d’e-reporting. En effet, les entreprises devront dans le cadre de l’e-reporting, transmettre des données de transaction à l’administration fiscale. Cela permettra, entre autres, un contrôle de la TVA.

Seulement trois formats de factures électroniques autorisés

Trois types de formats électroniques sont autorisés dans le cadre de l’obligation de facturation électronique :

• Le format UBL (Universal Business Language), il s’agit d’un fichier XML défini par OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards),
• Le format CII (Cross Industry Invoice), il s’agit d’un XML basé sur les spécifications de UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business),
• Le format Factur-X, format mixte à la norme sémantique EN 16931. La particularité de Factur-X est d’être un fichier PDF/A3 lisible encapsulant un XML pour les traitements informatiques.

Les factures sont transmises via des plateformes certifiées

Les logiciels de facturation devront obligatoirement transmettre les factures en passant, soit par le portail public de facturation, anciennement Chorus Pro, soit par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui ont en charge :

• Les contrôles de conformités légales des factures relatifs aux mentions obligatoires et aux formats électroniques autorisés ;
• L’envoi de la facture à son destinataire ;
• L’extraction des données de facturation et leur transmission à l’administration fiscale pour établir les déclaratifs de TVA.

Calendrier d’application de la facturation électronique obligatoire dès 2026

Communiquer avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les logiciels de facturation devront évoluer pour pouvoir communiquer avec les PDP pour :

• Envoyer les factures.
• Permettre le suivi du traitement des factures émises, reçues, mises en paiement ou rejetées.

L’émission des factures par les logiciels de facturation devient un nouveau service indispensable

Jusqu’à présent les entreprises éditaient leurs factures et les envoyaient elles-mêmes à leurs clients.

Avec la réforme de la facturation et le passage à la facture dématérialisée, l’obligation de passer par les services d’un tiers fait de l’émission des factures un nouveau service numérique qui doit être proposé aux entreprises.

Pour utiliser ce nouveau service, et pouvoir transmettre des flux de factures par API ou par EDI, les entreprises doivent s’équiper de logiciels de facturation qui communiquent avec des plateformes de dématérialisation. Elles pourront ainsi automatiser l’envoi de leurs factures et suivre les différentes étapes du traitement des factures par les clients.

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