ORDER-X : Mise en place d’une norme commune pour les commandes électroniques

Order-X est un accélérateur pour le passage à la commande électronique. En effet, la généralisation du traitement électronique des commandes entre entreprises passe par la mise en place d’une norme commune. Une norme simple, accessible par toutes les entreprises de la plus petite à la plus grande, c’est l’objectif de la norme Order-X.

Dans cet article découvrez la norme Order-X. Quelles sont les modalités de sa mise en œuvre ? Comment Order-X est compatible avec les standards EDIFACT, UBL ? Quels sont ses atouts pour devenir une norme universelle ?

La norme Order-X

Order-X est une norme développée conjointement par le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) et le FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland).

Order-X est construit sur le même modèle que les factures électroniques Factur-X. Soit un modèle de commande électronique dans un format hydride, décliné en différents profils de données.

Un message électronique lu par l’homme et la machine

Order-X est un format hybride ou mixte. C’est-à-dire c’est un fichier numérique lisible indifféremment par l’homme et par la machine.

Une commande Order-X est représentée par :

Un fichier PDF

Le fichier au format PDF/A3 est la représentation visuelle de la commande. Le format A3 lui permet d’encapsuler des fichiers.

Un fichier XML

Le fichier XML incorporé dans le PDF contient les données de la commande sous forme structurés selon les spécifications de SCRDM (Supply Chain Reference Data Model) rédigé par UN/CEFACT.

Ainsi la commande Order-X reçu par voie électronique peut être traitée soit manuellement par ressaisie des informations du PDF. Soit traitée automatiquement par intégration des données contenues dans le XML.

Trois profils de données pour tous les cas métiers

Une hiérarchie de trois profils de données permet de couvrir les besoins des entreprises des plus élémentaires aux plus complexes. Ces trois profils sont en cohérence avec les profils de Factur-X.

Le profil BASIC

BASIC est destiné aux chaines d’approvisionnement simples. Il répond à un processus de commande standard à livraison unique, contient toutes les informations de base pour automatiser le traitement d’une commande :

• Au niveau de l’entête : Date, Références Acheteur, Destinataire, Adresses, Identifiants SIREN/SIRET, TVA,
• Au niveau de la ligne : Référence produit, Quantité, Prix unitaire, Total de ligne, Message pour un produit de substitution, une quantité partielle,
• Au niveau du pied : Date de livraison ou d’enlèvement, Conditions de paiement, Totaux.

Le profil COMFORT

COMFORT complète le profil BASIC permettant des livraisons multiples avec des informations supplémentaires :

• Au niveau de l’entête : Demandeur, Acheteur, Facturé,
• Au niveau de la ligne : Référence de devis, Prix brut, Remise, Dates de livraison, Code TVA
• Au niveau du pied : Conditions de livraison, Frais et Indemnités, Moyens de paiements, Codes TVA
• Contenant des informations sur la TVA.

Le profil de données COMFORT de Order-X est conforme au modèle de données sémantique EN 16931 comme pour Factur-X COMFORT.

Le profil EXTENDED

EXTENDED permet de prendre en compte des processus logistiques complexes : plusieurs lieux de livraison ou d’enlèvement, des conditions d’allotissement ou d’entreposage particulières par produits, des quantités minimales et maximales, la répartition de la TVA …

EXTENDED est équivalent au profil COMFORT avec des zones de données supplémentaires à l’initiatif des partenaires commerciaux pour répondre des besoins logistiques spécifiques.

La mise en œuvre

Comme pour Factur-X, la mise en œuvre de la commande électronique ou e-ordering se fait à l’initiative de l’émetteur de la commande.

La génération des fichiers

Pour créer une commande électronique au format Order-X, il n’est pas nécessaire de changer d’ERP. Il suffit de continuer à imprimer les commandes achats dans un format PDF.

Le fichier PDF est converti en PDF/A3, dans lequel est intégré un XML nommé order-x.xml. Le XML contient l’ensemble des données attendues selon le profil BASIC, COMFORT ou EXTENDED.

Pour des fournisseurs acceptant des commandes dans des formats structurés autres que XML il est également possible d’intégrer au PDF/A3 :

• Un fichier order-xedifact.edi pour une représentation au format EDIFACT de la commande,
• Un fichier order-xubl.xml pour une représentation au format UBL de la commande.

Les trois types de messages Order-X pour automatiser le processus de commande

Pour couvrir toutes les étapes d’un processus de commande, le format Order-X propose trois messages :

Le message ORDER

Il s’agit de la commande initiale de l’acheteur au vendeur.

Le message ORDER_RESPONSE

Message du vendeur à l’acheteur dans lequel le vendeur peut :

• Accepter la commande,
• Refuser la commande,
• Proposer des amendements à la commande initiale y compris le remplacement par le produit de substitution.

Le message ORDER_CHANGE

Message de modification de la commande initiale émis par l’acheteur au fournisseur. Par ce message l’acheteur peut :

• Accepter les modifications proposées,
• Refuser les modifications proposées,
• Annuler la commande.

Un message ORDER_CHANGE peut être émis avant réception d’un message ORDER_RESPONSE pour modifier la commande initiale. Plusieurs messages ORDER_CHANGE peuvent être échangés à la suite d’un ORDER.

La documentation

Comme pour Factur-X afin de rendre la norme Order-X accessible à toutes les entreprises. Les documentions et spécifications techniques sont publiques et disponibles sur le site du FNFE-MPE.

Pourquoi Order-X s’impose comme norme commune ?

Le format Order-X possède de nombreux atouts pour permettre aux petites et moyennes entreprises d’envoyer leurs commandes par voie électronique.

Order-X répond à trois exigences pour devenir une norme commune

Une exigence métier

Order-X est basé sur le modèle de données du SCRDM (Supply Chain Reference Data Model) rédigé par UN/CEFACT. Cela permet des échanges commerciaux transfrontières et intersectoriels. Les données d’une commande électronique au format Order-X seront toujours lisibles et interprétables.

Une exigence d’interopérabilité

Le format hybride avec un PDF/A3 permet d’inclure dans le message commande des représentations structurées de la commande en format EDIFACT, UBL. Cela permet d’envoyer des commandes Order-X via des réseaux EDI.

Une exigence d’accessibilité

Et enfin, et ce n’est le moindre des atouts de Order-X :

• Order-X simplifie l’adoption de la commande électronique auprès des petites et moyennes entreprises,
• Quand le vendeur impose des commandes électroniques auprès de ses clients, Orderr-X est une solution simple pour satisfaire à la demande,
• Quand l’acheteur envoie des commandes Order-X, le destinataire n’est pas obligé d’avoir un équipement spécifique pour lire la commande, c’est le point fort d’un format hybride.

Order-X et Factur-X numérisent les échanges interentreprises

Avec le passage à l’obligation de la facture électronique pour toutes les entreprises à compter du 1^er septembre 2026, Factur-X est en passe de s’imposer comme norme de la facture électronique entre entreprises. Avec Order-X les mêmes principes de fonctionnement que Factur-X sont répliqués pour envoyer des commandes fournisseurs par voie électronique.

Bien entendu Tenor vous propose des solutions EDI compatibles avec la norme Order-X. Elles permettent l’envoie automatisé de vos commandes directement depuis votre ERP. Contactez nos équipes pour valider votre besoin et lancer votre projet dès aujourd’hui !