Facturation électronique et grande distribution : l’impact de la réforme

La grande distribution véhicule de grandes quantités de données du fait de multiples points de vente, de flux de passage en caisse quotidien importants et d’une quantité conséquente de factures fournisseurs reçues chaque jour. Toutes ces données sont concernées par des changements inévitables à venir.

Le secteur de la grande distribution, pionnier dans l’utilisation des factures dématérialisées, va être profondément touché par la réforme de la facture électronique. En effet, la loi va amener à une modification des processus de facturation. L’obligation d’e-reporting, véritable innovation de la réforme, constitue un nouveau sujet à part entière.

Par conséquent, les DSI des enseignes de grande distribution sont dans la nécessité d’anticiper dès à présent l’impact informatique de la réforme.

Des flux d’e-reporting en complément des flux d’e-invoicing

Des flux d’e-reporting s’ajoutent aux informations de facturation envoyées à l’administration fiscale par flux d’e-invoicing. Pour rappel, ces informations de facturation sont les ventes de biens et services aux particuliers, les achats et ventes de biens et services aux partenaires commerciaux à l’étranger, qu’ils résident au sein de l’Union européenne ou non ainsi que les informations sur les factures réglées qui ont une TVA exigible sur encaissement.

Des sources de données multiples pour l’e-reporting

Pour la Grande Distribution, les opérations de ventes aux particuliers représentent l’essentiel de leur activité. Le volume de données échangées est colossal. En effet, un hypermarché peut compter plus de 5000 passages en caisse par jour. Aux surfaces comptant plus de 30 caisses, s’ajoutent les paiements en ligne pour le Drive et les livraisons à domicile.

Comment faire du e-reporting pour les enseignes de la Grande Distribution ?

L’e-reporting concerne la collecte :

• De l’ensemble des récapitulatifs quotidiens de chaque caisse, c’est à dire les tickets Z, lorsque l’enseigne utilise des logiciels de caisse ou de point de vente,
• Des données de facturation sans mention du nom du client, lorsque l’enseigne délivre à ses clients des factures papier ou en format PDF (concerne les articles avec garantie ).
• Des données de tous les achats effectués à l’étranger.

Automatisation de la collecte des données d’e-reporting

Afin de collecter au fur et à mesure toutes les données nécessaires à cette nouvelle obligation de reporting électronique, les services informatiques devront instaurer :

• Une automatisation de la collecte des informations obligatoires à transmettre. Ces informations proviennent des différents points de vente, des ERP et de chaque service comptabilité.
• Une transmission de ces données à l’administration.
• Une conversions des données, une fois les contrôles de qualité passés, dans de nouveaux formats approuvés par l’administration.
• Une consolidation de ces données dans un déclaratif unique par établissement.

Choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Jusqu’à présent, le secteur de la distribution avait mis en place une variété de solutions de facturation électronique pour ses fournisseurs, et notamment :

• L’EDI à la norme GSI (EDIFACT)
• Des portails intranet où les fournisseurs peuvent télécharger des factures PDF
• La technologie LAD-RAD pour les factures signées électroniquement et reçues par courrier électronique, etc.

Anticiper les nouveaux circuits de facturation

Les factures papier et au format PDF vont être remplacées. En effet, la réforme rendra obligatoire l’échange de factures au format électronique structuré.

Il y aura deux possibilités pour remettre les factures à un client :

• Passer par le PPF, Portail Public de Facturation. Mais il n’y aura que 3 formats acceptés : Factur-X, CII XML ou UBL.
• Passer par une PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaires.

En passant par une PDP, l’enseigne pourra continuer d’utiliser le format EDIFACT. Ainsi, les investissements réalisés à ce niveau sont conservés et les flux peuvent être maintenus tels quels. Par ailleurs, il est important de noter que la PDP est en charge de délivrer une copie de la facture au PPF, seul véritable ajout à la procédure d’e-invoicing existante.

Le chemin direct entre fournisseurs et acheteurs est substitué par un circuit de facturation électronique qui doit passer par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou le Portail Public de Facturation.

Les PDP se chargeront de l’incorporation automatisée des factures fournisseurs par le biais de connecteurs logiciels et d’étapes de transformation, à l’image de ce que font aujourd’hui les opérateurs de dématérialisation.

Inscription à l’annuaire avec le bon niveau de maille

Toutes les entreprises réceptrices de factures électroniques devront être inscrites dans l’annuaire central du Portail Public de Facturation avec, au minimum, leur SIREN. La PDP de l’entreprise facturée ainsi que le service de traitement des factures entrantes seront identifiés.

Dans le cas de la Grande Distribution, les services qui traitent les factures fournisseurs sont spécialisés selon la nature des produits facturés et des lieux de livraison :

• Plateformes logistiques,
• Magasins,
• Produits de grande consommation (PGC),
• Biens de consommation durable,
• Alimentaire frais (avec des procédures rigoureuses de contrôles qualitatifs et quantitatifs des arrivages).

Pour que les factures d’achats soient délivrées au bon service pour leur pointage, elles doivent être adressées à la bonne boîte aux lettres. Pour ce, les enseignes de la Grande Distribution devront choisir le 3^ème niveau de maille pour s’inscrire dans l’annuaire :

Code Entreprise (SIREN) + Code Établissement (SIRET) + Code de routage  

Un code de routage est un code interne qui identifie le service en charge du traitement des factures fournisseurs. Le code routage peut être un GLN ou bien un code service interne (exemples : ACHATFRUITS, ACHATFRAIS, ACHATMAREE).

Un travail important d’organisation interne et de communication vers les fournisseurs est à réaliser. Cela permet à chaque facture reçue d’être traitée dans les délais et que son statut de cycle de vie puisse être retourné à la PDP émettrice.

Le statut de cycle de vie informe l’émetteur de la facture et l’administration fiscale que la facture est bien :

• Reçue ;
• Traitée ;
• Mise en paiement ou mise en litige.

Une mise à jour des workflows de validation des factures devra être faite pour communiquer les statuts de cycle de vie des factures réceptionnées.

Une réforme qui impose de se préparer dès aujourd’hui

Le secteur du commerce de détail est déjà très familiarisé avec la facturation électronique. La réforme n’aura donc qu’un effet modéré sur les donneurs d’ordre qui utilisent déjà l’e-invoicing à grande échelle.

Cependant ces derniers doivent d’ores et déjà se pencher sur le choix de leur future Plateforme de Dématérialisation Partenaire.  En effet, l’e-reporting aura un impact important sur l’organisation.

Un projet interne sur la disponibilité et la qualité des données à transmettre à l’administration fiscale est à programmer dès aujourd’hui. Selon leur taille, les fournisseurs seront plus ou moins touchés par la suppression progressive des factures papier ainsi que des factures PDF. Le choix d’une PDP à faire au plus vite va de pair avec l’obligation de digitaliser leur processus de facturation.