Dématérialisation fiscale : comment ça marche ?
17 mai 2019
17 mai 2019
La dématérialisation fiscale (aussi appelée facture électronique ou e-Invoice) est un levier important de réduction des coûts en entreprise. La facture est un document à la fois commercial, comptable, fiscal et légal ; d’où l’importance de bien comprendre de quoi on parle et comment s’y prendre pour dématérialiser ses documents.
Une facture électronique est une facture crée, émise et reçue sous forme digitale.
On distingue :
On appelle facture numérisée une facture papier ayant fait l’objet d’une numérisation (scan).
Avec la facturation électronique simple, l’échange est réalisé électroniquement entre l’émetteur et le destinataire. La facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique.
Avec la dématérialisation fiscale en revanche, l’échange des factures ne se fait plus que par voie électronique, il n’y a plus de support papier. Le document électronique est le document original : il a valeur de preuve notamment lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale.
CONSEIL : Depuis le 1er janvier 2013, le Code Général des Impôts a remplacé les termes « dématérialisation fiscale des factures » par « facture électronique ». Pour éviter toute confusion, vérifiez systématiquement avec votre partenaire commercial quel sera le document original archivé une fois la dématérialisation des factures mise en place.
Il existe un cadre réglementaire qui permet d’encadrer les pratiques autour des factures dématérialisées :
En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire depuis 2020.
En effet, depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs sont dématérialisées. Pour cela, l’Etat a réalisé la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.
CONSEIL : Dans le cas de factures émises entre pays, vous devez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine. Selon les pays concernés, des variations peuvent intervenir sur les mentions légales, les formats, les certificats et l’organisation de l’archivage.
Toute entreprise qui échange des documents de trésorerie, documents comptables et documents relatifs aux transactions commerciales (documents concernés par la dématérialisation) :
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront obligées de recevoir les factures sous format électronique dès lors que leur fournisseur sera obligé d’émettre des factures par voie électronique.
Il faut d’abord créer l’original comportant au minimum les mentions légales, puis le déposer dans un dispositif d’archivage électronique à valeur probante.
Le coffre-fort électronique assure la conservation du document ainsi que des preuves pendant la durée de vie de la facture (10 ans dans le droit commercial en France).
Les entreprises doivent garantir trois principes concernant la facture électronique :
La facture numérisée doit être conforme à l’original, accompagnée d’une empreinte numérique, horodatée (signature électronique), lisible, intègre et conservée au format PDF.
Les principes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures doivent être assurés à compter de l’émission de la facture et ce jusqu’à la fin de sa période de conservation.
A savoir : une facture électronique coûte 10 € de moins que sa version papier pour les factures entrantes, et 6.5 € de moins pour les factures sortantes (source GS1France).
CONSEIL : Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non (TVA, SIRET…).
Trois pratiques sont admises par l’administration fiscale : l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.
Les factures sont échangées par EDI via un message INVOIC dont la structure est normée (EDIFACT, XML, …). Pour être complet, le message est associé à un fichier des partenaires et à une liste récapitulative.
Les factures sont échangées sous format structuré ou non. Elles sont sécurisées par une signature digitale propre à l’émetteur garantissant authenticité et intégrité.
Le certificat électronique (transmis au destinataire) permet de vérifier l’intégrité du document. Il doit être fourni par une Autorité de certification habilitée.
Les factures sont échangées sous format structuré ou non.
Des contrôles de gestion documentés et permanents sont mis en place au sein de l’entreprise pour constituer une piste d’Audit Fiable ; celle-ci a pour but de prouver que chaque facture est issue d’une vente ou d’une livraison.
Tenor, Partenaire PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)
Tenor, qui a confirmé sa candidature comme Partenaire PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaire, propose une solution en conformité avec les obligations et en phase avec les besoins des utilisateurs en termes de dématérialisation fiscale.
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