Le cycle de vie des factures électroniques

Avec l’e-invoicing, l’e-reporting et le service d’annuaire des entreprises, le cycle de vie des factures électroniques est un élément important de l’obligation au passage à la facture électronique.

La réforme de la généralisation de la facture, à l’ensemble des opérations commerciales BtoB, prévoit une nouvelle obligation, pour chaque facture émise, un suivi de bout en bout du traitement de la facture.

L’objectif est triple :

1) notifier à l’émetteur que la facture à bien été transmise à l’acheteur ;

2) faciliter, si nécessaire, la communication et l’échange d’informations entre le récepteur et l’émetteur pendant le traitement de la facture ;

3) informer l’administration fiscale de l’encaissement par l’émetteur, du montant de la facture et de la TVA.

Dans cet article, nous aborderons le cycle de vie des factures au format électronique, ses principes et son fonctionnement. Nous verrons également les différentes catégories de contrôles effectués au cours du cycle de vie des factures et les cas de rejet d’une facture électronique.

Qu’est-ce que le cycle de vie de la facture électronique ?

Le cycle de vie d’une facture électronique se décompose en trois phases chronologiques :

1. 1. La transmission de la facture : de l’instant où l’émetteur dépose la facture sur la plateforme de facturation au moment qu’elle soit mise à disposition dans la boite aux lettres électroniques de l’acheteur ;

1. 1. Le traitement de la facture : chez l’acheteur, la séquence des opérations de validation de la facture réceptionnée et de son rapprochement avec les commandes achats fournisseurs et/ou les prestations de services effectuées ;

1. 1. Le règlement de la facture : le cycle de vie de facture électronique prend fin lorsque le fournisseur encaisse le montant de la facture.

Quels sont les objectifs des flux du cycle de vie des e-factures, au sens de la loi sur la facturation électronique obligatoire ?

Selon la loi de finance, le cycle de vie des factures électroniques doit permettre d‘atteindre à quatre objectifs :

1. 1. 1. Partager l’information de l’avancement du traitement d’une facture entre l’émetteur, le récepteur et l’administration fiscale,

1. 1. 1. Disposer et utiliser une liste et un format de statut de cycle de vie qui garantissent l’interopérabilité des échanges de flux de cycle de vie entre entreprises, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF),

1. 1. 1. Détailler le processus de traitements des rejets et des annulations de factures,

1. 1. 1. Informer l’administration fiscale de l’encaissement de la facture pour le pré-remplissage des déclarations de TVA à recouvrir.

Les principes de fonctionnement des flux « cycle de vie » de la facturation électronique obligatoire

Les acteurs, entreprises et prestataires de facturation, qui mettent à jour le cycle de vie des factures sont contraints par 4 principes :

1. 1. Un nombre de quatre statuts obligatoires : Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée. Ce point est conforme à L’Article 41 septies G du Code Général des Impôts qui stipule que les PDP ou Plateformes de Dématérialisation Partenaires, ont l’obligation d’informer leurs utilisateurs lorsque :
      1. 1. La facture est déposée et prise en charge par la PDP,

       

      1. 1. La facture est rejetée soit la plateforme de l’émetteur, soit par la plateforme du destinataire,

       

      1. 1. La facture est refusée par le destinataire,

       

      1. 1. La facture est payée par le destinataire.

       

      1. 1. L’émetteur d’un flux de cycle de vie est le responsable du traitement effectué sur la facture,

       

      1. 1. Le respect de la chronologie des statuts,

       

      1. Les données de facturation doivent être déposés dans un délai de 24H au Portail Public de Facturation, à compter du statut « Déposée ».

       

      La gestion des statuts

       

      

       

      Source : Agence pour l’informatique financière de l’Etat

       

      Le ministère de l’économie publie sur son site impots.gouv.fr, les spécifications pour les différents cas d’usage d’émissions de factures électroniques, rencontrés par les entreprises. Tels que l’auto-facturation, la facturation de sous-traitances avec la sphère publique (BtoG ou Business to Government), le dépôt d’une facture déjà payée, la facturation avec une prise en charge partielle par un tiers (assureur, subvention publique), etc.

       

      A quelle fréquence les statuts du cycle de vie doivent être transmis ?

       

      La transmission des statuts du cycle de vie doit être effectuée à l’issue de chaque traitement appliqué à la facture. Cependant pour le statut « Encaissée », la fréquence de transmission est calquée sur celle du régime de l’e-reporting appliqué au fournisseur qui encaisse les montants de la facture

      Quelles sont les définitions des différents statuts du cycle de vie ?

       

      Les statuts se différencient par :

      • • Leur type de transmission : obligatoire, recommandé ou libre,

       

      • • Leur mode de transmission : automatique ou manuel,

       

      • Leur producteur : plateforme fournisseur, plateforme acheteur, fournisseur, acheteur.

       

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      Lors de la transmission de la facture

       

      Statut	Modification du statut	Evènement déclencheur	Transmission	Producteur
      Déposée	Automatique	Le fournisseur dépose sa facture ou son avoir sur le PPF ou sur sa PDP.	Obligatoire	Plateforme fournisseur
      Emise par la plateforme	Automatique	La facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l’acheteur.	Libre	Plateforme fournisseur
      Reçue par la plateforme	Automatique	La facture est reçue par le PPF ou la PDP de l’acheteur mais n’est pas encore mise à disposition de l’acheteur.	Libre	Plateforme acheteur
      Mise à disposition	Automatique	La facture est mise à disposition de l’acheteur sur le PPF ou sur sa PDP.	Recommandé	Plateforme acheteur
      Rejetée	Automatique	La facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques ou sémantiques. Quand la plateforme d’émission rejette la facture, la facture doit être corrigée par son émetteur et soumise à nouveau à la plateforme. Quand la plateforme de réception rejette la facture, le statut Rejetée est transmis à la plateforme d’émission.	Obligatoire	Plateforme fournisseur ou acheteur

       

      Lors du traitement de la facture

       

      Statut	Modification du statut	Evènement déclencheur	Transmission	Producteur
      Prise en charge	Manuelle	La facture est prise en charge par l’acheteur.	Recommandé	Acheteur
      Approuvée	Manuelle	La facture est acceptée dans son intégralité par l’acheteur.	Recommandé	Acheteur
      Approuvée partiellement	Manuelle	La facture est acceptée partiellement prise en charge par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoir.	Recommandé	Acheteur
      En litige	Manuelle	Un différend est constaté́ sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteur.	Libre	Acheteur
      Suspendue	Manuelle	Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées.	Libre	Acheteur
      Complétée	Manuelle	La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce jointe ou un commentaire à une facture au statut « Suspendue ». La facture peut passer au statut « Prise en charge ».	Libre	Fournisseur
      Refusée	Manuelle	La facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers.	Obligatoire	Plateforme acheteur

       

      Lors du paiement de la facture

       

      Statut	Modification du statut	Evènement déclencheur	Transmission	Producteur
      Paiement transmis	Manuelle	Le flux de virement a été envoyé́ au fournisseur.	Recommandé	Acheteur
      		Le flux de remboursement a été envoyé à l’acheteur.	Recommandé	Acheteur
      Encaissée	Manuelle	Le fournisseur a reçu le paiement de la facture.	Obligatoire	Fournisseur

       

      Quels sont les différents contrôles effectués et les cas de rejet ou de refus des factures électroniques ?

       

      Une facture électronique peut, à différentes étapes de son cycle de vie, être déclarée : irrecevable, rejetée ou refusée.

       

      Les contrôles réalisés sur les factures électroniques

       

      Chaque prestataire de facturation par lequel transite la facture, doit effectuer des contrôles avant de la faire suivre en direction du destinataire de la facture. Les contrôles réalisés par les plateformes de facturation sont :

      • • Les contrôles techniques de flux pour s’assurer que le flux de facturation est exploitable et lisible,

       

      • • Les contrôles applicatifs pour vérifier que la facture est conforme aux formats de facture autorisés tel Factur-X,

       

      • • Les contrôles fonctionnels portent sur l’unicité de la facture, la cohérence des données de facturation,

       

      • Les contrôles métiers réalisés par l’acheteur valident le contenu de la facture.

       

      Les motifs de rejet et de refus des factures électroniques

       

      Par les plateformes de l’émetteur et du destinataire

       

      • • Le flux de facture peut être jugé irrecevable lors de contrôles techniques appliqués au flux, et de contrôles applicatifs appliqués à la syntaxe. Dès lors le flux doit être corrigé et réémis avec le même numéro de facture.

       

      • • La facture peut être rejetée lors de contrôles fonctionnels appliqués à la cohérence et l’unicité de la facture, dès lors une annulation de la facture par un avoir interne et l’émission d’une nouvelle facture avec un nouveau numéro.

       

       

      Par le destinataire

       

      Le destinataire peut refuser la facture lors :

      • • Du contrôle fonctionnel portant sur l’adressage de la facture (numéro SIREN, …), à la suite d’une mise à jour de l’annuaire non prise en compte, qui ne modifie pas la facture : le flux de facture est renvoyé après correction sans modification du numéro de facture.

       

      • Des contrôles métiers sur le contenu de la facture (lignes de détail, prix, quantités, échéance, etc.) qui nécessitent une modification des données de facturation : deux possibilités : 1) émission d’une facture rectificative, 2) émission d’un avoir.

       

      Le suivi du cycle de vie des factures électroniques : des opportunités pour les DAF et les trésoriers ?

       

      Le suivi du cycle de vie des factures de ventes BtoB est générateur de nouvelles données tant pour les petites et grandes entreprises. Ces données informant de l’état d’avancement du traitement des factures électroniques permettent d’améliorer les prévisions de trésorerie :

      Savoir que la facture est prise en charge par le client, et que celle-ci est « Approuvée » par le client et sera réglée à l’échéance prévue, sécurise les prévisions d’entrées de cash.

      Connaitre en temps réel, les différents statuts d’avancement du traitement de toutes les factures émises, va permettre d’établir des tableaux de prévisions de trésorerie beaucoup plus fiables.

      Etre informé en temps réel des factures dont le traitement est suspendu permet d’anticiper des litiges.

      Si aujourd’hui, seuls sont obligatoires, les 4 statuts nécessaires à l’administration fiscale pour le recouvrement de la TVA. Demain, il ne sera pas surprenant que lors de contrats ou de conventions passées entre acheteurs et fournisseurs que les statuts recommandés soient contractuellement obligatoires afin d’améliorer les circuits de facturation et de paiement des factures interentreprises. Des organisations professionnelles sectorielles ont déjà préconisé, dans le cadre de la mise en œuvre de la facture électronique, de généraliser l’usage des statuts recommandés : facture mise à disposition, facture prise en charge, facture approuvée.

       

      Expert de l’échange de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets de gestion de données, d’EDI et de facturation électronique.