Qu’est-ce que l’EDI hébergé ?

Pour de nombreuses entreprises, l’EDI hébergé est la meilleure solution pour envoyer et recevoir des documents commerciaux par voie électronique. Avec un EDI hébergé, les services de l’entreprise disposent d’un service EDI toujours disponible qui répond à leurs besoins. Tout cela avec des coûts de mise en œuvre et de fonctionnement maîtrisés.

Découvrez tout au long de cet article la définition de l’EDI hébergé, son mode de mise en œuvre et ses bénéfices pour l’entreprise.

EDI On Premise et EDI Hébergé : définitions

On Premise ou sur site : L’entreprise fait acquisition des droits de licence du logiciel EDI. Ainsi, l’ensemble des outils EDI, dont le traducteur, sont installés en interne dans une infrastructure propre à l’entreprise. L’entreprise souscrit un contrat de maintenance logiciel auprès de l’éditeur.

Attention toutefois, les mises à jour et les montées de version ne sont pas systématiquement, incluses. Le service informatique de l’entreprise est responsable de la disponibilité des ressources et de la sécurité.

Hébergement ou Cloud privé : L’entreprise externalise son infrastructure dans un serveur dédié au sein d’un Data Center. L’entreprise est propriétaire des droits de licence des logiciels et des applications installées. Moyennement le paiement d’un loyer, le tiers hébergeur est responsable de la disponibilité et de la sécurité de l’infrastructure  qui comprend les serveurs, les routeurs, les sauvegardes, etc.

SaaS ou Software as a Service :

L’entreprise souscrit auprès de l’éditeur un abonnement fixe mensuel ou annuel qui couvre :

• L’hébergement
• Le droit d’usage de la licence
• La maintenance
• Les mises à jour
• Les montées en version

De plus, l’abonnement comprend également une part variable selon le volume des messages EDI transmis et réceptionnés.

Différences entre EDI hébergé et EDI On Premise

Coût

Un EDI hébergé ou SaaS ne nécessite aucun investissement initial. Dès lors votre abonnement souscrit, le service EDI est accessible et les paramétrages applicatifs sont effectués afin de pouvoir émettre et recevoir des messages EDI.

Un EDI On Premise requiert, au contraire, un investissement initial important. Il nécessite l’acquisition des licences logiciels et des serveurs.

Maintenance et support

En mode SaaS, toutes les tâches de maintenance, de résolution de problèmes, de configuration technique et réseau sont prises en charge par le prestataire EDI.

à l’inverse, en EDI On Premise, ces tâches incombent au service informatique de l’entreprise.

Flexibilité

Si vous avez besoin de plus de flexibilité et de contrôle sur votre EDI, un EDI On Premise est préférable, à un EDI hébergé. En effet, un EDI On Premise permet d’adapter l’EDI selon vos exigences et vos besoins métiers.

Scalabilité

Cependant les capacités de l’infrastructure d’un EDI hébergé ou SaaS sont mieux adaptées pour prendre en charge l’augmentation du volume des transactions EDI et du nombre des partenaires commerciaux EDI. Un EDI hébergé est plus facile à faire évoluer et à dimensionner selon son activité tant en hausse qu’en baisse qu’un EDI On Premise.

Mises à jour

Avec un EDI SaaS l’ensembles des mises à jour, quelles soient correctives, fonctionnelles, métiers ou réglementaires sont prises en charge et effectuées par le prestataire EDI fournisseur du service EDI.

Fonctionnement de l’EDI hébergé 

L’EDI en hébergement permet de transmettre et de réceptionner des données avec une simple connexion internet.

La mise en place d’un EDI hébergé n’exige que la mise en place d’un serveur FTP. Ce serveur FTP permet les échanges de données entre les applications métier de l’entreprise et le prestataire EDI. En somme, l’ensemble des fonctions EDI, les mappages et les traductions sont gérées par le prestataire.

• Pour envoyer des documents EDI, les applications métiers (ERP, WMS, TMS, Comptabilité) déposent dans une BAL les fichiers dans un format pivot préalablement défini avec le prestataire qui dès lors traduira chaque document en un message EDI.

• Pour recevoir des documents EDI, le prestataire EDI déposera dans une BAL les messages reçus dans un format pivot lisible et interprétable par les applications de l’entreprise.

EDI hébergé, une mise en œuvre simple et rapide et des bénéfices immédiats pour l’entreprise

La mise en œuvre s’effectue en quatre étapes :

1. Choix d’un fournisseur EDI ou partenaire EDI et abonnement au service EDI SaaS,
2. Configuration du serveur FTP pour échanger avec le service EDI,
3. Paramétrage des modules EDI des applications métiers de l’entreprise en prenant soin de la validation des données. Comment mettre en oeuvre l’EDI dans mon entreprise ?
4. Phase de test obligatoire avant de passer en production incluant le test de la transmission de données par EDI de façon unitaire avec chaque partenaire EDI.

Finalement, nous retiendrons comme avantage et inconvénient de ce processus de déploiement :

• Aucun investissement matériel nécessaire. Mais aussi, aucune compétence EDI en interne requise
• Dépendance vis-à-vis d’un prestataire externe qui exige d’être vigilant dans les critères de choix, Comment choisir son prestataire EDI ?

3 raisons de choisir un EDI hébergé

1-    La disponibilité et la sécurité

Le contrat entre l’entreprise et le fournisseur de l’EDI hébergé engage notamment ce dernier à assurer et garantir :

• La disponibilité de la plateforme EDI,
• La sécurité de la transmission des données EDI,
• La confidentialité des échanges.

2-    L’agilité et l’adaptabilité

Avec un EDI hébergé, les entreprises peuvent développer leurs relations EDI avec leurs partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Tout cela sans se préoccuper de l’infrastructure. L’EDI hébergé s’adapte parfaitement à l’activité de l’entreprise ainsi qu’à sa croissance.

3-    Le coût

Simple et facile à mettre en œuvre, l’EDI hébergé exonère l’entreprise de mettre en place des infrastructures informatiques pour son EDI. Les frais d’abonnement et de consommation EDI sont, intégrés et budgétisés, dans les frais de gestion de l’entreprise.