La fiabilisation de données pour le passage à la facture électronique
21 juillet 2023
21 juillet 2023
Avec la réforme de la facturation électronique, la qualité des données tierces est une condition pour la réussite de la généralisation de la facture électronique pour toutes les transactions BtoB.
En effet, la bonne transmission des factures électroniques repose sur des informations clients et fournisseurs exactes et complètes. En cas d’erreur d’identification de tiers, les factures ne seront pas acheminées dans les délais à leurs destinataires. Un traitement manuel sera nécessaire, avec des retards de paiements, des litiges et des pénalités financières.
Dans cet article, découvrez pourquoi la qualité des données tierces est primordiale pour la facturation électronique et comment mettre en place une base de données tierces de qualité.
La transmission de données des entreprises à l’administration fiscale est l’élément central de la réforme de la facturation interentreprises au 1er septembre 2026, du fait des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting.
Afin que les factures émises soient transmises au bon destinataire, il est impératif que les informations d’identification des clients soient exactes et complètes. Elles permettent de trouver dans l’Annuaire des entreprises enregistrées sous leurs numéros de SIREN et de SIRET et de transmettre les factures électroniques à la Plateforme de Facturation du client.
Pour que l’Administration Fiscale puisse imputer sans erreurs les montants de TVA facturés, les numéros de TVA intra doivent être renseignés correctement dans les fichiers.
Or, il est constaté que plus de 20 % de ces données sont encore incomplètes ou inexactes dans les bases des fichiers utilisés par les logiciels (ERP, CRM, gestion commerciale) et que plus de 5 % des SIREN des clients sont manquants ou erronés.
Le processus de facturation électronique se base sur les données présentes dans les systèmes d’information (ERP, SRM, etc.) des entreprises. Il faut savoir qu’environ 20 % de ces données sont encore erronées. Ces données sont essentielles car elles vont préjuger de la bonne réception de la facture électronique vers le tiers à travers la plateforme de paiement.
Pour que l’administration fiscale puisse imputer correctement la TVA, les informations à fournir sont les suivantes : Numéro SIREN, Numéro de TVA des fournisseurs et des clients assujettis à la TVA. Or, il est constaté que les bases tierces de 5 % à 10 % des SIREN sont manquantes ou erronés.
Les données d’entête de facture doivent permettent d’identifier qui est à l’origine de la facture et à qui celle ci est destinée ainsi que les modalités de recouvrement de la TVA.
En complément du SIREN de l’émetteur, des numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et du client, au 1er juillet 2024, quatre nouvelles mentions seront obligatoires :
· Le numéro SIREN du client ;
· L’adresse de livraison des biens si différente de l’adresse de facturation ;
· La catégorie de l’opération : livraison de biens, prestations de services, mixtes (biens et services) ;
· L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits en lieu et sa place sur les encaissements.
Outre satisfaire aux nouvelles obligations fiscales et comptables, des données clients et fournisseurs de qualité apportent beaucoup d’avantages aux entreprises.
Des données de qualité permettent de réduire les temps passés à contrôler la véracité de l’information et corriger des erreurs dues à des inexactitudes ou des informations manquantes.
Enrichir les informations portant sur ses clients, ses fournisseurs : changements d’adresse, de dirigeants, d’actionnaires, de notation, de fusion, de cessions d’actifs, etc. permet d’être en situation pour négocier au mieux des contrats, des tarifs.
Grâce à l’automatisation qui permet de systématiser les contrôles, des coordonnées bancaires clients et fournisseurs toujours à jour, les tentatives de fraudes lors de demande de virements, de prélèvements sont facilement détectées.
Très souvent, les données tierces sont dispersées entre les différentes solutions de gestion de l’entreprise : le CRM, l’ERP, la comptabilité, le WMS. Cette situation est très souvent à l’origine de doublons, de triplons et d’informations différentes entre services.
La fiabilisation des données tierces permet :
· De nettoyer les données des doublons, triplons ;
· D’identifier avec certitude chaque tiers et de supprimer les tiers inactifs ;
· D’enrichir les informations sur chaque client et fournisseur.
Des outils pour centraliser et partager la même donnée entre les différentes solutions logicielles de l’entreprise existent.
Les ETL permettent d’extraire des différentes applications métiers de l’entreprise les données clients et fournisseurs, les nettoyer, les mettre dans un format unique et les charger dans un entrepôt de données.
Les EAI permettent aux applications métiers, dont les solutions de gestion et de facturation, de partager les mêmes données en temps réel et d’accéder aux données de référence de l’entreprise.
Chaque jour, tous les services de l’entreprise recherchent, collectent, traitent, échangent des données. Et tous rencontrent :
· Des données incomplètes ;
· Des données obsolètes ;
· Des données erronées ;
· Des doublons, etc.
De là, il est nécessaire d’adopter des règles pour remédier à ces inconvénients, c’est-à-dire :
Cela consiste à définir le dictionnaire des données essentielles et primordiales au bon fonctionnement de l’entreprise.
La Data Governance ou gouvernance des données regroupe l’ensemble des méthodes et bonnes pratiques de l’entreprise pour la mise en application de sa politique de données de référence. Soit assurer la qualité des données selon les besoins métiers, les critères de service et ses exigences de qualité de l’entreprise. Mais aussi la sécurité des données : pertes, fuites, etc.
La transformation numérique des entreprises repose sur la donnée. De ce fait, pour accélérer et réussir la migration des processus de gestion de l’entreprise vers des automatismes, la qualité et le partage des données au sein des entreprises est primordial.
Il en va ainsi pour que la facture électronique soit un succès et que votre entreprise puisse en tirer tous les bénéfices attendus.