Dématérialisation écoresponsable : comment faire ?
04 août 2023
04 août 2023
Conduire des projets de dématérialisation pour réduire l’empreinte carbone des entreprises produit des effets de bord.
En effet, d’une part « le zéro papier » permet de réduire la consommation et le gaspillage d’impressions papier et d’autre part, la virtualisation des processus permet d’éviter beaucoup de déplacements physiques.
Cependant, la croissance des usages du numérique entraîne une augmentation de la consommation de ressources naturelles et une hausse des émissions de gaz à effet de serre : de 4 % des émissions mondiales à 8 % d’ici à 2025 selon les experts du GIEC qui soulignent l’ambivalence du numérique.
D’un côté, le numérique réduit les gaspillages et la consommation de matières premières. D’un autre côté, le numérique est source d’émissions de CO2 et de déchets électroniques. Ainsi, pour les entreprises, le défi est d’accélérer leur transformation numérique sans augmenter leur empreinte carbone.
Dans cet article, découvrez comment mener le déploiement de projets conciliant dématérialisation et Green IT.
Le Green IT vise à réduire l’empreinte environnementale du numérique. Pour ce, le Green IT intervient sur 5 axes différents :
1. Le matériel : l’objectif est de minimiser l’impact environnemental du parc informatique en choisissant du matériel à faible consommation et longue durée de vie ;
2. Les infrastructures : l’objectif est de choisir des infrastructures permettant de réduire la consommation énergétique des datacenters et des réseaux ;
3. Les logiciels : en prônant l’écoconception, un ensemble de techniques pour rendre les applications moins consommatrices de puissance de calcul ;
4. Les usages : c’est-à-dire sensibiliser les utilisateurs à utiliser le numérique de façon écoresponsable ;
5. Intégrer dans les projets de transformation numérique des objectifs environnementaux et sociaux, conformes à la RSE de l’entreprise.
En adoptant un comportement « Green IT », les entreprises ont des avantages en économie d’énergie, en conformité écologique et en image de marque.
Substituer le papier par le numérique nécessite des terminaux, des infrastructures informatiques et des réseaux. L’objectif que la dématérialisation des processus métiers de l’entreprise soit bénéfique pour l’environnement exige que les bénéfices environnementaux induit par le « zéro papier » soient supérieurs aux coûts environnementaux de la transition numérique.
Chaque projet de dématérialisation devra permettre une réduction des émissions de CO2 de l’entreprise.
En conséquence, il convient de sélectionner et de prioriser les projets de dématérialisation qui ont un fort potentiel de gains environnementaux et d’écarter tous ceux qui n’apporteront aucun bénéfice. Sinon, le passage au « zéro papier » générera une hausse des émissions de gaz à effet de serre et détériora le bilan carbone de l’entreprise.
Comment les entreprises peuvent-elles identifier quels processus métiers doivent être dématérialisés en priorité et comment peuvent-elles s’assurer d’obtenir les meilleurs bénéfices environnementaux ?
Face à ce défi, voici sept actions pour dématérialiser de façon écoresponsable et ainsi éviter le recours au papier.
Avant d’initier des projets de dématérialisation écoresponsables, il est nécessaire d’identifier la quantité de CO2 que l’entreprise émet. Le bilan carbone, incluant les usages du numérique et de la dématérialisation, permet à chaque organisation d’estimer les émissions de CO2 générées par ses activités. Ainsi, l’entreprise disposera d’une base chiffrée pour évaluer la réduction de son empreinte carbone obtenue par le déploiement de ses projets de dématérialisation.
L’application de la règle des 80-20, qui stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes aux différents postes du bilan carbone, permet d’identifier les points sur lesquels l’entreprise devra se focaliser pour réduire son empreinte carbone.
Pour aider les entreprises et leur DSI à calculer les gains potentiels :
o Le stockage de 1 MO de documents dans une GED équivaut à une fourchette de 17,7 à 75 gr de CO2 contre 550 à 1500 gr de CO2 pour un archivage papier,
o Une signature électronique représente 20-85 gr CO2 contre 40-80 gr pour une signature physique sur papier.
Le vrac numérique est clairement identifiable et correspond à toute la masse de documents, de fichiers non triés, non indexés, présents dans les boites mail, les disques des ordinateurs personnels, etc.
Outre des conséquences directes sur la gestion des entreprises telles que :
Le vrac numérique a des répercussions environnementales.
L’utilisation d’une GED en mode SaaS permet de centraliser et de stocker les documents numériques en un seul et même endroit, ce qui facilite leur organisation et leur conservation.
Pour libérer de l’espace de stockage, il est conseillé de respecter des règles d’archivage et de destruction des documents électroniques selon leur nature et les obligations légales de conservation.
Les factures électroniques à compter du 1er septembre 2026 seront conservées et archivées par la Plateforme de Dématérialisation Partenaire choisie par l’entreprise, les services comptables n’auront plus la nécessité de les conserver sur leurs serveurs.
La dématérialisation des factures clients, des bulletins de salaire, etc. est aussi une source importante de réduction drastique de la consommation de papier (impressions A4, enveloppes qui sont jetées dès l’ouverture du courrier, etc.).
L’appel à des outils et des solutions de partage et d’intégration de données facilite la circulation des informations entre les services de l’entreprise et le partage des ressources dans le cloud et contribue à rendre plus efficient et plus rapide le passage à la dématérialisation des processus.
Les MFT ou Managed File Transfer permettent les envois de documents électroniques volumineux en toute sécurité, ils facilitent le travail collaboratif et le télétravail.
Les EAI aident au partage de l’information au sein de l’entreprise sans avoir recours à des impressions et à des ressaisies.
Les ETL centralisent les données numériques de l’entreprise dans des lieux de stockage pour analyse et conservation.
Le cloud est un élément central de la transition numérique des entreprises. La mutualisation des équipements informatiques permet aux entreprises de réduire leur parc informatique et de disposer de ressources informatiques seulement quand elles en ont besoin.
Choisir un cloud souverain permet la conformité avec les réglementations nationales et européennes de confidentialité et de sécurité des données ainsi que l’amélioration du bilan carbone grâce à un hébergement dans des datacenters plus écoresponsables :
Enfin, un profond travail de mutation des pratiques d’échanges des documents peut s’avérer nécessaire pour utiliser pleinement les outils de dématérialisation mis en place. Changer les habitudes comme :
De fait, le nombre de ramettes de papier A4 par collaborateur et le volume moyen des boites mail de l’entreprise indiquent de la réussite des projets de dématérialisation.
Le Green IT est devenu un nouvel enjeu pour de nombreux éditeurs et prestataires informatiques. Pour choisir un partenaire éco-compatible avec vos engagements, trois critères sont à prendre en compte :
1. Les certifications écoresponsables en matière de développement durable comme la norme ISO 14001 ;
2. Les pratiques déjà mises en place dans les processus internes pour réduire l’impact écologique de l’activité (part des énergies renouvelables pour alimenter leurs infrastructures) ;
3. Les engagements pour offrir des services et produits compatibles avec la transition écologique de votre organisation.