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Echange de données : quels enjeux pour les entreprises ? 

L’EDI, Echange de Données Informatisé, permet des échanges d’ordinateur à ordinateur en utilisant des formats électroniques normalisés. L’EDI est certainement le moyen le plus courant d’échanger de façon sécurisée, rapide et fiable des informations commerciales et logistiques entre entreprises.

Cependant, l’EDI n’est pas la seule méthode sécurisée d’échanges de données pour les entreprises. Il existe de multiples possibilités d’échanger des données dans des formats électroniques. Selon les situations qui se présentent dans l’entreprise, le choix se portera sur la solution la plus adaptée.

Dans cet article, voyons quels sont les enjeux de l’échange de données pour les entreprises ainsi que les différentes solutions qui se présentent.

 

 

Les différents enjeux des échanges de données informatisés, EDI

 

Les échanges de données informatisés en entreprise ainsi qu’entre l’entreprise et ses partenaires correspondent à une procédure de dématérialisation de documents commerciaux, techniques et financiers. De fait, le choix et la mise en œuvre d’une solution d’échanges de données doivent répondre à des enjeux techniques, opérationnels et juridiques.

L’interopérabilité entre les formats et les systèmes

 

Lorsque la mise en œuvre des échanges de données nécessite la présence de plusieurs partenaires commerciaux, il est nécessaire de pallier les difficultés de compatibilité entre les différents Systèmes d’Information et les formats de données. L’utilisation d’un format de données standardisé par chaque partenaire permet de rendre des systèmes hétérogènes interopérables entres eux.

La nature et la qualité des informations échangées

 

Faire circuler l’information en interne et échanger des documents en format électronique avec ses partenaires constitue des enjeux capitaux voire existentiels pour assurer à l’entreprise sa croissance et sa pérennité. En conséquence, il est primordial de veiller en amont à la nature des informations et à leur qualité de façon qu’elles soient interprétables et utilisables par les applications métiers auxquelles elles sont destinées.

La sécurité

 

Dans le cas des échanges de données, les entreprises doivent se prémunir contre les fuites et violations de données qui recouvrent différentes formes :

 

    • La divulgation : des données échangées se trouvent être publiées et accessibles par autrui ;
    • Les accès non autorisés aux solutions d’échanges, permettant un piratage ;
    • La suppression accidentelle de données lors d’échanges ;
    • L’altération : soit la modification volontaire de données transmises ;
    • Des erreurs d’adressage : soit des données transmises à un mauvais destinataire ;
    • Des informations confidentielles transmises par erreur.

 

 

Pour ce, le contrôle des accès utilisateurs et le chiffrage des données sont fortement conseillés lorsque l’entreprise manipule des informations sensibles.

 

 

La conformité aux réglementations

 

Outre le RGPD, Règlement Général de la Protection des Données, qui régit la détention et la communication des données à caractère personnel, des données et informations concernant les salariées de l’entreprise, des clients de l’entreprise et ses partenaires commerciaux, les échanges électroniques de documents commerciaux sont soumis aux règles fiscales et comptables des états.

 

 

Choisir des solutions dédiées

 

Les entreprises devront dès lors se tourner vers des solutions dédiées, hébergées en Europe, en conformité avec le RGDP et proposant des échanges entièrement sécurisés.

 

 

Les différentes solutions d’échanges de données

 

Les échanges de données entre entités peuvent être réalisés selon différents modes de fonctionnement :

 

Synchrone ou asynchrone

 

On distingue les communications synchrones et les communications asynchrones. Les premières consistent à synchroniser les données de deux systèmes connectés pour qu’ils travaillent en dépendance l’un de l’autre. Les secondes consistent à la transmission généralement par lots de données ou de fichiers du système émetteur au système récepteur qui répond par un accusé de réception. Les échanges par API ou Web Services sont synchrones alors que l’EDI est asynchrone.

 

Point à point vs réseau ou bus

 

Un échange point à point consiste à établir une liaison directe entre deux systèmes ou logiciels. Il nécessite la mise en place d’une passerelle dédiée entre émetteur et récepteur. Pour que plusieurs applications puissent communiquer entres elles, il est nécessaire d’établir autant de passerelles que de connexions souhaitées, c’est ce que l’on nomme un plat de spaghettis. Des solutions de connexions d’applications et de bases de données sur un même et unique réseau ou bus de communication par API ou Web Services, évitent cet inconvénient. Les applications et bases de données peuvent dès lors communiquer entre elles, s’échanger des données et se synchroniser.

 

Réseau à valeur ajouté

 

Lorsque l’entreprise utilise un RVA ou VAN pour envoyer et recevoir des messages avec ses partenaires, elle bénéficie de services de sécurité des transmissions, d’un chiffrage des données et d’un engagement de moyens du prestataire informatique fournisseur du réseau.

 

Internet

 

Les entreprises peuvent utiliser Internet pour échanger des données et des documents de tout format, entre elles. Soit en établissant des connexions point à point au protocole AS2 ou AS4, soit des portails Intranet comme un Web EDI.

 

Plusieurs solutions d’échanges et de transferts de données sont disponibles, chacune est à privilégier pour son rôle dans une situation spécifique afin d’obtenir des gains de productivité significatifs.

 

 

 

 

Les API pour les interactions entre applications

 

Les API (Application Programming Interface) sont des interfaces qui permettent de connecter des logiciels ou applications à d’autres systèmes informatiques tiers afin d’utiliser les fonctionnalités, les données et les fichiers. Ainsi les API s’interfacent entre un émetteur de requêtes et un fournisseur de contenu. La requête est écrite dans un langage normé, comme XML, et le fournisseur répond dans un format de données standardisés.

Exemples : interrogation du stock disponible lors d’une commande sur une marketplace, demande d’autorisation bancaire lors d’un paiement en ligne.

 

 

Les EDI pour les échanges de documents dématérialisés entre systèmes

 

Les EDI permettent l’envoi de documents par voie électronique. Les documents envoyés sous forme de messages standardisés permettent d’automatiser leur interprétation et leur traitement par les applications métiers. L’EDI fiabilise et accélère les flux commerciaux en évitant les ressaisies et en automatisant les traitements.

Les points forts de l’EDI sont :

  • Sa popularité, l’EDI est utilisé par de nombreuses entreprises dans des secteurs clés de l’économie, automobile, grande distribution, transport, logistique ;
  • Sa gouvernance, l’EDI est un système standardisé et normé. Des organisations interprofessionnelles telles GS1, Galia, Odette, GTF, Agro EDI Europe, ont en charge de faire évoluer les standards et de les publier ;
  • Sa sécurité et fiabilité, l’EDI est un système d’échanges électronique mature qui fonctionne sur des RVA ou VAN ;
  • Sa facilité de mise en œuvre, de nombreux prestataires EDI proposent des offres EDI adaptées pour tous types de besoins et d’entreprises.

 

 

Les MFT pour le transfert de fichiers

Les Managed File Tranfert sont des solutions de transferts de fichiers de tout format, structurés ou non. Ils permettent de piloter les transferts de fichiers vers un ou plusieurs destinataires. Avec des fonctionnalités de synchronisation des données et de cryptage, de suivi des envois de fichiers, les MFT sont tout particulièrement adaptés pour le transfert de données sensibles :

  • Cryptage des données transmises ;
  • Gestion des droits d’accès des utilisateurs ;
  • Garantie de non-répudiation lors des transferts.

 

 

Les EAI et les ESB pour l’intégration d’applications

 

Les EAI, Enterprise Application Integration permettent aux applications d’une même organisation de partager leurs données et de se synchroniser entre elles. Les EAI sont parfaitement adaptées pour que les applications d’une entreprise puissent partager le même référentiel de données.

Exemple : si l’application source de l’adresse Client est le CRM, alors l’adresse Client de la Gestion Commerciale, de la Comptabilité seront mises à jour lors de chaque modification portée à l’adresse client du CRM.

L’EAI permet de mettre fin au syndrome du plat de spaghettis en remplaçant toutes les passerelles « point à point » entre logiciels. Les connecteurs EAI sont bidirectionnels, toute application peut émettre et recevoir des informations.

Les ESB, Enterprise Service Bus, sont une évolution technologique des EAI. Un ESB est un bus auquel toutes les applications sont connectées via des Web Services ou des API. Dès lors, les applications peuvent interagir entre-elles en temps réel. Les ESB permettent des échanges d’informations à fréquences élevées.

 

 

Les ETL pour consolider les données et alimenter les entrepôts de données

 

Les ETL, Extract Transform Load, permettent d’extraire des données de sources hétérogènes internes et externes à l’entreprise, de les nettoyer, de les consolider puis de les charger dans un Data Warehouse ou entrepôt de données. Ainsi les données sont disponibles pour être utilisées à des fins d’analyse décisionnelle.

Les ETL permettent aussi de procéder à des migrations de données d’un format vers un nouveau format cible.

 

 

Des solutions d’échanges de données éco-responsables, le nouveau défi des éditeurs !

 

Avec la crise énergétique et la prise de conscience des impacts environnementaux du numérique, les offreurs de solutions d’échanges de données par voie électronique, éditeurs, prestataires, sont amenés en plus des enjeux de performance et de sécurité de leurs solutions à montrer que leurs services de Recherche et Développement prennent en compte les pratiques d’écoconception des logiciels.

 

C’est la condition pour que la transformation numérique des entreprises soit bénéfique pour l’environnement.

Expert de l’échange de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets de gestion de données, d’EDI et de facturation électronique.