Comment mettre en place des données de référence et les administrer ?

Mettre en place des données de référence est primordiale pour la gestion de l’entreprise. En effet, les entreprises collectent, traitent et conservent de nombreuses données. Ces données sont stockées dans les CRM, ERP ainsi que la comptabilité. De fait, une même information se trouve en différents endroits: logiciels et bases de données.

De fait, cela induit un ensemble de questions : L’adresse d’un client est-elle toujours identique entre le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité ? Le nombre de comptes clients est-il le même ? Sur quelle base compter le nombre de clients actifs ? Où se trouve la bonne information ?

Ces questions sont courantes dans une entreprise, les poser pour chercher la vérité est une perte de temps et d’argent. Nous verrons dans cet article la définition des données de référence et leur importance. Ensuite, nous proposerons des pistes et des solutions pour identifier, administrer et partager ces données.

Les données de référence de l’entreprise

Les données de référence d’une entreprise sont toutes les données qui vont permettre de décrire et de rechercher des informations d’exploitation et de gestion. Par exemple, une commande client contient un code client, un code produit et une adresse de livraison.

Une définition des données de référence

Selon les métiers et l’activité, les données de référence ne seront pas les mêmes d’une entreprise à une autre. Cependant on distingue trois types de données de référence :

• Les données « maître » qui sont les objets métiers de l’entreprise : client, fournisseur, salarié et compte comptable. par exemple, pour un distributeur un code GTIN, pour un transporteur un tracteur, pour une coopérative agricole une parcelle, pour un laboratoire pharmaceutique une molécule, etc ;
• Les données consécutives qui enrichissent les données « maître » : adresse, caractéristiques techniques, photo, etc ;
• Les données paramètres qui sont des tables de valeurs ou nomenclatures : taux de TVA, codes devises, codes postaux, codes analytiques, tarifs, etc.

L’importance de construire un référentiel de données

Les systèmes d’information des entreprises se complexifient avec le temps du fait d’applications de plus en plus nombreuses. Mais également parce qu’elles communiquent aussi entres-elles. Il y a aussi les acquisitions et restructurations qui empilent les bases de données.

Aussi il devient difficile de savoir où aller chercher la donnée la plus fiable, la plus à jour. Dans le CRM ? Dans la gestion commerciale ? Dans la comptabilité ?

Cette situation est une source de perte de temps et de productivité dans l’entreprise. Et plus encore elle peut mettre l’entreprise en difficulté. En effet les responsables des entreprises doivent satisfaire les marchés et les investisseurs. De même, les pouvoirs publics exigent aux entreprises des données fiables et sincères (RGPD, IFRS, respect des normes et procédures de traçabilité, etc),

Dans ce contexte, il devient primordial pour l’entreprise de construire un référentiel de données commun à tous. Des données vérifiées, exactes et actualisées qui s’imposent à toutes les applications du système d’information.

Mettre en œuvre les données de référence en entreprise

C’est un projet transverse au sein de l’entreprise qui prend un aspect organisationnel et un aspect technique.

L’aspect organisationnel de la gestion des données de référence

Aujourd’hui l’entreprise a la nécessité de valoriser ses données de référence. En effet, il faudra prendre en charge l’intégralité de leurs cycles de vie. Celui-ci comprend, les étapes de collecte, le stockage, l’analyse, l’actualisation, le partage, l’archivage et enfin la suppression.

Le prospect entré dans le CRM, deviendra client dans la Gestion Commerciale. De fait, celui-ci sera livré, facturé, associé à un compte comptable. Ensuite, le client sera suivi par le SAV, obtiendra ses identifiants pour se connecter sur son espace client dédié et sera présent dans les archives de l’entreprise jusqu’à sa suppression.

Il s’agira dès lors de définir le référentiel des données. C’est à dire de les décrire de façon formelle :

• La liste exhaustive des données de référence de l’entreprise ;
• Pour chacune un format standardisé, le niveau de qualité exigé.

De préciser les rôles et responsabilité de chacun et de chaque service vis à vis de la donnée :

• Qui la collecte ;
• Qui la consomme ;
• Qui l’actualise ;
• Qui a le droit d’y accéder.

L’aspect technique de la gestion des données de référence

Il s’agira de faire l’inventaire des applications du système d’information et de modéliser les échanges de données de référence entres-elles. Quelle application la crée ou la collecte ? Quelles applications peuvent l’actualiser ? Quelles applications peuvent seulement la consulter ? Où est-elle stockée ?

Enfin il faudra choisir les bons outils pour gérer ces flux de données. Nous allons distinguer deux fonctions, d’une part la collecte et le stockage et d’autre part la diffusion.

La collecte et le stockage des données de référence

Il s’agit d’aller chercher les données de référence dans les applications, les nouvelles créations de données, les actualisations de données existantes. Ensuite de les contrôler, de les valider, de les mettre dans un format standardisé avant de les charger dans un entrepôt de données ou Data Warehouse. Ces fonctions sont du domaine des ETL (Extract Transform Load). Un ETL fonctionne de façon unidirectionnelle des applications du système d’information vers le Data WareHouse. L’ETL extrait les données des applications, les traitent et les charge dans leur lieu de stockage.

Consolider les données en un lieu unique permet de faciliter l’accès aux données à tous. Mais également de mettre en œuvre les outils d’analyse décisionnelle sur une base de données fiables et à jour.

La diffusion des données de référence

Pour permette à toutes les applications de partager les mêmes données de référence :

• Les ESB (Enterprise Service Bus) pour assurer le transport des données de référence du Data WareHouse vers les applications, en mettant en œuvre des API et des Web Services.
• Les EAI (Enterprise Application Intégration) qui permettent de centraliser toutes les interactions entre les différentes applications du système d’information en un hub central.

Le Master Data Management pour prendre en charge l’organisation et le technique

Finalement, pour répondre à « Comment mettre en place des données de référence et les administrer ? », le recours à un MDM est la solution idéale.

En effet le MDM ou Master Data Management est une suite de méthodes et de logiciels dont les fonctions sont de garantir :

• L’intégrité du référentiel des données de l’entreprise ;
• L’accès par tous, à tout moment, à des données exactes, pertinentes et à jour.

Pour cela les MDM permettent la mise en œuvre :

• D’une source de donnée unique et validée :
  • Les données de référence sont stockées dans un Warehouse, alimentées avec un ETL,
• De la diffusion et mise à disposition de données exactes aux applications « consommatrices » de données,
  • En s’appuyant sur les outils EAI et ESB qui diffusent et synchronisent les données de référence dans le système d’information de l’entreprise.

En conclusion, le MDM permet de garantir l’unicité de l’information et de la diffuser aux applications et aux services qui en ont le besoin. Et aussi le MDM est en capacité de gérer l’ensemble des flux de data dans l’entreprise.

Pour aller plus loin consultez cet excellent article sur Comment améliorer la qualité des données ? De même, faites un tour sur l’article sur l’Architecture EAI, quelles solutions choisir pour votre SI ?

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