Quelles différences entre EDI partagé et WEB EDI ?

EDI partagé ou Web EDI ? Voilà une question que les DSI se posent quand leurs partenaires leur demandent d’échanger en EDI. Parmi les solutions EDI proposées par les prestataires EDI, deux solutions sont assez proches : le WEB EDI et l’EDI SaaS. Leurs points communs, la facilité de mise en œuvre et l’hébergement mutualisé. Dans cet article nous allons voir quelles sont les différences dans leurs modèles mais également leurs avantages et inconvénients respectifs.

WEB EDI et EDI partagé deux modèles différents

EDI partagé ou EDI en SaaS ?

Un EDI partagé est un EDI SaaS, c’est-à-dire un EDI hébergé et mutualisé. De fait les fonctionnalités EDI, la traduction, le routage des messages, sont hébergés par le prestataire EDI et mutualisés entre plusieurs utilisateurs.

Un EDI partagé est un EDI intégré c’est-à-dire qu’il communique avec les logiciels métiers de l’entreprise (gestion commerciale, comptabilité, TMS Transport Management System, WMS Warehouse Management System, ERP,etc.).

Une mise en œuvre qui nécessite plusieurs éléments

Il faut tout d’abord de l’ingénierie informatique pour rendre communicants les logiciels avec la passerelle EDI. Dans un deuxième temps, il faudra penser aux paramétrages utilisateurs, et tout particulièrement la mise à jour des données. Ces données doivent être au format attendu et permettre les automatismes et les échanges : codification produit, code lieu fonction (GMN, Global Location Number), etc.

Ensuite, il faudra des contrats InterChange avec chaque partenaire EDI. En effet, le contrat InterChange précise les modalités de fonctionnement des échanges électroniques et les différents messages échangés entre les partenaires commerciaux.

Pour finir, il convient de réaliser des tests unitaires d’échanges électroniques de documents avec chaque partenaire EDI avant de passer en production.

Intégration de l’EDI

Les envois et réceptions des messages se pilotent au travers des différents logiciels communicants avec la passerelle EDI. Selon le niveau d’intégration de l’EDI le suivi des messages transmis (en attente, réceptionné, en erreur) est une fonctionnalité dans le logiciel métier ou bien l’extranet du prestataire EDI.

Le modèle de facturation est un abonnement. De même une tarification au volume en nombre de messages ou en poids est habituellement la norme.

Qu’est-ce que le WEB EDI ?

Un WEB EDI est un portail WEB, internet ou extranet

Le WEB EDI est en fait le portail WEB d’une solution EDI hébergée ou sur site. Sur les pages WEB du portail les messages EDI sont affichés en clair. Des formulaires intelligents permettent la saisie et la modification des messages EDI (commandes ORDERS, avis de livraison DESADV, factures INVOICES).

Quelles sont les fonctions d’un WEB EDI ?

Les fonctions principales d’un WEB EDI sont :

• La réception de messages EDI qui pourront manuellement être exportés en fichiers texte ou csv pour être intégrés dans des logiciels de gestion ;
• L’envoi de messages EDI soit saisis manuellement soit importés à partir de fichiers.

Selon les prestataires EDI les WEB EDI disposent de fonctionnalités de traçabilité des documents, d’archivage et aussi de factures dématérialisées.

WEB EDI et EDI partagé les avantages et les inconvénients de chaque solution EDI

« Choisir un EDI partagé, c’est mener un projet d’entreprise » Il faut ainsi peser le pour et le contre vis à vis de votre besoin et des évolutions futures de votre entreprise.

Les avantages d’un EDI partagé vs un WEB EDI

L’intégration au Système d’Information de l’entreprise. Les logiciels communicants avec la passerelle EDI permettent :

• D’automatiser les processus métiers en supprimant toutes les ressaisies et les manipulations de fichiers d’export et d’import ;
• D’échanger en temps réel et en flux continu avec les partenaires EDI ;
• De traiter des volumes importants de messages.

Les inconvénients de l’EDI partagé :

• Un temps de mise en œuvre important ;
• Pour chaque nouveau partenaire EDI l’obligation d’effectuer les tests unitaires d’échanges électroniques ;
• Des mises à niveau lors de modifications de standards EDI, exemple l’ajout de segments dans un message ;
• Suivi des obligations réglementaires et légales, exemples : les mises à jour des mentions obligatoires sur les documents commerciaux et les factures ;
• Lors d’évolutions ou de changements de logiciels métiers dans l’entreprise, il est nécessaire de reprendre les connexions avec la passerelle EDI et de refaire des tests ;
• Un investissement initial qui va dépendre essentiellement du niveau d’intégration avec les logiciels métiers en production ;
• Un budget de fonctionnement plus élevé du fait de l’abonnement à un réseau VAN (Value Added Network) et du support auprès du prestataire EDI et des éditeurs de logiciels métiers.

« Choisir un WEB EDI, c’est souscrire un abonnement à un service »

Les avantages d’un WEB EDI vs un EDI partagé :

Un WEB EDI permet de disposer immédiatement d’une solution EDI opérationnelle. Le premier message EDI saisi sur le portail est en état d’être envoyé à son destinataire : le formulaire intelligent de saisie évite les erreurs, et la plateforme qui héberge les formulaires envoie directement les informations au service EDI pour la traduction et le routage vers le destinataire.

Les avantages du Web EDI :

• La facilité de mise en œuvre qui ne nécessite pas d’ingénierie ;
• La simplicité d’utilisation, il s’agit de pages WEB ;
• La possibilité de répondre immédiatement à la demande d’un partenaire pour échanger électroniquement avec lui, un avantage concurrentiel important pour travailler avec la Grande Distribution ;
• Une solution accessible de partout, toujours à niveau tant pour les standards EDI utilisés que les réglementations ;
• Un accès à des fonctionnalités avancées (selon les prestataires) pour la gestion des messages et des documents électroniques : impression, dématérialisation fiscale, archivage légal, import, export, etc. ;
• La possibilité d’évoluer facilement vers une solution EDI partagée quand les volumes échangés augmentent.

Les inconvénients du WEB EDI :

Les inconvénients sont l’absence de communication entre la passerelle EDI et les logiciels de Gestion type ERP de votre entreprise. Cela restreint votre accès à tous les avantages de l’EDI :

• Suppression de toutes les ressaisies ;
• Automatisme des processus métiers ;
• Et lors de montée en charge des volumes de messages reçus et expédiés il sera alors nécessaire de migrer d’un WEB EDI vers
  un EDI partagé.

En conséquence le WEB EDI est une solution qui a de nombreux avantages. Notamment dans la souplesse et la rapidité de mise en œuvre et même le prix. Néanmoins, lorsque les volumes de messages augmentent il faudra anticiper une migration vers un EDI en SaaS, notamment pour faire face aux demandes des partenaires EDI.

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Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à découvrir cet article sur la norme EDIFACT ou encore sur les API dédiées à l’EDI.