Dématérialisation des factures et EDI en mode SaaS
09 janvier 2023
09 janvier 2023
Sur le marché des logiciels pour les entreprises, depuis la crise sanitaire de 2020, le Saas est devenu le premier mode d’usage du logiciel. Selon le rapport annuel publié par Numeum et Ernst & Young, déjà plus de 75% des entreprises qui ont adopté la dématérialisation des factures utilisent des solutions SaaS.
L’avenir des entreprises est donc numérique. De ce fait, pour assurer leur transformation numérique, l’infrastructure est au centre de leurs préoccupations.
Par conséquent, un certain nombre de questions peuvent se poser. Faut-il dans ce cas :
En définitive, les critères à prendre en compte pour choisir sont divers. On retrouve, entre autres, les ressources internes, la maîtrise des coûts et la facilité de déploiement. Mais aussi, la sécurité des données ainsi que le niveau de personnalisation, l’évolutivité et la flexibilité à l’activité de l’entreprise.
Dans cet article, découvrons pourquoi le choix d’une solution SaaS s’impose, en fin de compte, pour les échanges commerciaux interentreprises, l’EDI et la dématérialisation des factures ?
Le mode SaaS ou « Software as a Service » permet aux entreprises de s’abonner à un logiciel à distance au lieu de l’acheter et de l’installer sur leur propre matériel.
Le logiciel et les données sont hébergés dans des datacenters. En premier lieu, les utilisateurs doivent disposer d’une connexion internet pour se connecter. Concernant la tarification, celle-ci peut se faire sous forme d’un abonnement mensuel ou annuel et peut dépendre de plusieurs métriques comme :
Les mises à jour du logiciel, de même que la maintenance du logiciel sont effectuées par le prestataire. L’abonnement au service SaaS inclus leurs coûts.
Il faut souligner qu’en s’engageant avec un prestataire SaaS, l’entreprise doit préalablement vérifier deux points essentiels : le niveau de SLA et les engagements de l’hébergeur SaaS au titre du RGPD.
Le SLA ou « Service Level Agreement » est l’accord entre le prestataire SaaS et l’entreprise qui définit expressément le niveau de service que l’entreprise attend du fournisseur.
Il comprend les paramètres de mesure et les pénalités si le niveau de service n’est pas atteint. Plus précisément, on retrouve :
Généralement, les prestataires de services SaaS publient sur un portail des statistiques dans le but de permettre aux clients de vérifier le SLA.
En choisissant une solution SaaS, les données de l’entreprise sont hébergées par le prestataire de service. Il convient dès lors à l’entreprise de veiller à ce que les conditions du RGDP soient respectées, notamment lorsqu’il s’agit de données à caractère personnel :
Pour aller plus loin, le CNIL publie des recommandations destinées aux entreprises qui recourent à des services cloud.
Alors que le numérique est à l’origine de 3,7 % des émissions de gaz à effet de serre (selon le rapport de la Mission d’information sur l’empreinte environnementale du numérique), les solutions et logiciels en mode SaaS permettent aux entreprises de mener leur transformation numérique en maitrisant leur empreinte carbone. Pourquoi ?
Avant tout, pour :
Les exploitants de datacenters, contrairement aux entreprises, peuvent facilement négocier auprès des fournisseurs d’électricité pour se fournir exclusivement en électricité produite à partir d’énergies renouvelables.
En conséquence, cela permet de réduire l’empreinte carbone de leurs datacenters. Les GAFA (regroupant Google, Apple, Facebook et Amazon) disposent de leurs propres sources d’électricité produite soit par l’éolien soit par le solaire. De nombreuses solutions sont d’ailleurs déjà déployées pour recycler la chaleur produite par les datacenters : chauffage urbain, centre aquatique à Val d’Europe, Etc
En étant accessibles de n’importe où et à tout moment, les logiciels en mode SaaS facilitent le passage au « flex office » dans les entreprises. Le « flex office » consiste à ne pas attribuer de poste de travail fixe à un collaborateur. L’occupation des bureaux est de ce fait optimisée et les dépenses d’éclairage, de climatisation et de chauffage, réduites.
En favorisant le travail à domicile, les déplacements domicile-trajet sont réduits de 65% et les distances parcourues de 35% selon les études de l’ADEME sur l’impact environnemental du télétravail.
Et enfin les solutions logicielles SaaS étant toujours accessibles, en réunion, en déplacement ou en télétravail pour consulter, partager un reporting, un état comptable ou un rapport, rendent les impressions inutiles. Il n’est donc plus utile d’imprimer, une simple connexion réseau suffit pour accéder à un document ou partager des notes.
L’EDI est la dématérialisation des tâches administratives des échanges commerciaux, de la commande à la facture. Les Systèmes d’Information clients et fournisseurs échangent directement par des messages électroniques normés.
La dématérialisation des factures englobe leur transmission et leur réception par voie électronique. On parle alors de factures émises.
L’entreprise doit toujours être en mesure de prendre une nouvelle commande, de livrer et de facturer dans des délais courts et à des coûts de gestion connus et maitrisés. De plus, l’entreprise doit être en conformité avec les réglementations.
En conclusion, toute facture :
Les solutions SaaS ne nécessitent aucune installation matérielle et logicielle dans l’entreprise et sont immédiatement disponibles pour :
En souscrivant un contrat SaaS l’entreprise a connaissance du coût annuel de la solution, de l’évolution des tarifs selon le volume des messages EDI et des factures transmises et reçues.
Les solutions SaaS permettent donc :
Les moyens mis en œuvre pour la sécurité des datacenters sont, par ailleurs, beaucoup plus importants que ceux qu’une entreprise peut seule se permettre. C’est le cas de la sauvegarde des données, la redondance des infrastructures, la protection contre les tentatives de piratages, de violations de données ainsi que le contrôle des accès, etc.
Les législations et réglementations en matière commerciales et fiscales évoluent chaque année. Les éditeurs de logiciels SaaS et leurs prestataires ont nécessité de mettre à niveau les logiciels en conformité avec la loi.
Tenor accompagne ses clients dans la mise en œuvre de solutions EDI en mode SaaS et en mode Web EDI mais aussi sur des projets de factures électroniques et de EAI.