Conservation et stockage des factures électroniques : obligations légales, valeur probante et conformité 2026
27 novembre 2023
27 novembre 2023
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique prévue à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques. Cette évolution réglementaire renforce les exigences en matière de conservation et d’archivage.
Tous ces éléments contribuent à garantir les trois principes essentiels tout au long du processus, depuis la création de la facture électronique jusqu’à la fin de sa période de conservation.
La conservation des factures électroniques constitue une obligation légale encadrée par le Code général des impôts (article 289-VII) et le Code de commerce.
Toute entreprise doit garantir :
Ces obligations s’inscrivent dans une logique complète de maîtrise du système documentaire, allant de l’émission à la restitution en cas de contrôle fiscal.
La conservation n’est donc pas une simple sauvegarde informatique : elle s’intègre dans une chaîne globale de conformité.
La conformité d’une facture électronique repose sur plusieurs étapes successives :
Chaque étape contribue à garantir la sécurité juridique du document.
La réglementation fiscale prévoit trois modalités permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité :
Ces dispositifs doivent être formalisés, documentés et intégrés dans l’organisation de l’entreprise.
👉 La conservation intervient ensuite pour sécuriser juridiquement l’ensemble du processus.
La durée dépend du cadre juridique applicable.
Selon l’article L102 B du Livre des Procédures Fiscales, les factures doivent être conservées pendant 6 ans.
Il est à noter que si l’assujetti a choisi la Piste d’Audit Fiable comme voie de sécurisation, ces obligations valent également pour les informations, documents, données, traitements informatiques mis en œuvre.
Le Code de commerce impose une conservation des documents comptables pendant 10 ans.
👉 En pratique, les entreprises retiennent une durée de 10 ans.
Tableau récapitulatif
| Fondement juridique | Durée |
| Obligation fiscale | 6 ans |
| Obligation commerciale | 10 ans |
| Bonne pratique recommandée | 10 ans |
Le simple stockage d’un PDF ne garantit pas la conformité.
L’archivage doit garantir :
| Stockage | Archivage probant |
| Sauvegarde technique | Sécurité juridique |
| Pas forcément tracé | Traçabilité complète |
| Non opposable | Opposable en cas de contrôle |
La valeur probante repose sur trois piliers :
La facture ne doit pas pouvoir être modifiée après émission.
Cela implique :
La facture doit rester accessible et exploitable pendant toute la durée de conservation, indépendamment des évolutions technologiques.
Chaque action doit être enregistrée :
La réglementation insiste sur la documentation du système d’archivage.
L’entreprise doit être capable de démontrer :
La documentation constitue un élément central en cas de contrôle fiscal.
À partir de 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques via des Plateformes Agréées / PA (ex-PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Même si une PA assure la transmission :
Les données transmises à l’administration (transactions, paiements) doivent également être conservées dans un environnement sécurisé.
👉 Pour en savoir plus sur l’e-reporting, consulter notre article
Une conservation non conforme peut entraîner :
La conservation des factures électroniques constitue donc un enjeu stratégique pour la sécurité financière de l’entreprise.
Les factures contiennent des données sensibles :
Le système d’archivage doit garantir :
Un système certifié ISO 27001 renforce la protection des données.
✔ Durée de conservation définie
✔ Archivage sécurisé
✔ Garantie d’intégrité
✔ Procédure documentée
✔ Traçabilité assurée
✔ Capacité de restitution immédiate
✔ Sécurité informatique conforme