Quelles sont les règles de conservation et de stockage des factures électroniques ?
27 novembre 2023
27 novembre 2023
La facturation électronique est issue des directives européennes de 2010 et 2014. Celles-ci ont été transposées dans les législations nationales des États membres de l’Union Européenne.
En France, la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur le 1er septembre 2026. Cette réforme repose sur 3 grands principes :
Aussi, est-il est nécessaire de maîtriser les différentes composantes de la facture électronique :
Tous ces éléments contribuent à garantir les trois principes essentiels tout au long du processus, depuis la création de la facture électronique jusqu’à la fin de sa période de conservation.
Pour satisfaire aux conditions prévues par la loi, l’assujetti peut opter pour l’un des 3 processus suivants :
Elle doit permettre de reconstituer la totalité du processus de facturation en mettant en place des contrôles permanents et documentés depuis son origine jusqu’au document final.
Il s’agit d’un dispositif sécurisé de création de signature ou de cachet électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.
L’EDI est un fichier structuré répondant aux normes prévues par le Code général des impôts. Chaque donnée peut être identifiée automatiquement et de façon univoque. L’utilisation de l’EDI complet nécessite la mise en place d’une liste des partenaires et d’une liste récapitulative comme spécifiée dans le CGI Annexe IV – Article 41 septies.
Ces processus permettront aux entreprises de gagner en efficacité et de réduire les coûts.
Néanmoins, quelle que soit la solution retenue, elle doit obéir aux conditions de conservation et de stockage strictement encadrés par la loi.
La conservation des factures électroniques doit respecter une durée légale. Celle-ci est déterminée à la fois par le Code du Commerce et le Code général des impôts. Il convient de souligner que ces deux codes établissent des durées légales distinctes.
Le bulletin officiel des impôts (BOI-CF-COM-10-10-30-10) se référant à l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales définit une durée de conservation de 6 ans. Ce délai court à partir de la date de clôture comptable et non à partir de la date d’émission de la facture.
Les factures doivent être stockées sur un support informatique dans leur format originel pendant une période de 3 ans + exercice comptable en cours ; puis 3 ans sur tout support au choix de l’entreprise.
Il est à noter que si l’assujetti a choisi la Piste d’Audit Fiable comme voie de sécurisation, ces obligations valent également pour les informations, documents, données, traitements informatiques mis en œuvre.
L’article L123-22 du Code du commerce définit, quant à lui, une durée de conservation de 10 ans.
Cela concerne les documents comptables et pièces justificatives pouvant servir de preuve en cas de litige.
Pour une simplification des processus et éviter toute gestion de litige, il est recommandé aux entreprises de conserver systématiquement les factures clients et fournisseurs pendant une durée de 10 ans.
À noter qu’un manquement total ou partiel peut être sanctionné par l’administration fiscale ; le risque principal étant une remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original, c’est-à-dire celui dans lequel les factures électroniques ont été émises.
L’obligation de conservation porte sur l’intégralité du message facture émis ou reçu, y compris les mentions non-obligatoires. Elle porte également sur les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d’audit fiable. Lorsque ces derniers sont sous forme électronique, leur format informatique ne doit pas être modifié pendant toute la durée de leur conservation, soit six ans.
Le V de l’article 96 F de l’annexe III au CGI, relatif à la signature électronique « qualifiée » (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30) prévoit que les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature électronique, doivent être conservés dans leur forme et contenu originels par l’entreprise chargée de s’assurer qu’une facture est émise dans les conditions et les délais fixés par l’article L. 102 B du LPF.
En application des dispositions de l’article 96 G de l’annexe III au CGI, les informations émises et reçues doivent être conservées dans leur forme et contenu originels et sous forme chronologique pendant le délai de six ans prévu à l’article L. 102 B du LPF. Le support informatique sur lequel sont conservés les messages factures doit être alimenté automatiquement par le système des informations qui en sont directement issues.
À noter que lorsque la station de dématérialisation est gérée par un prestataire de services, la conservation dans leur forme et contenu originels des informations émises ou reçues doit être assurée séparément pour chaque société dématérialisant ses factures. En conséquence, un archivage commun des factures, contenant des informations relatives à plusieurs sociétés, n’est pas conforme aux textes !
Il faut différencier différentes zones pour le stockage de vos factures électroniques.
En France et dans l’Union Européenne, il n’existe aucune restriction quant au lieu de stockage de vos documents.
En revanche, le stockage en dehors de l’Union Européenne sera interdit après l’entrée en vigueur de la réforme de la facture électronique.
À noter : dans le cas du recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), celle-ci devra s’engager sur ce point lors du dépôt du dossier d’immatriculation.
Les factures doivent être conservées afin de permettre leur sélection selon leur date d’émission et de réception et/ou selon l’identité de leur récepteur et de leur émetteur.
Les utilisateurs doivent en permanence pouvoir accéder aux factures pour lesquelles ils ont une autorisation quel que soit le lieu de stockage et quelle que soit la personne en charge du stockage.
Cet accès permet d’effectuer des recherches en fonction des données qui ont été indexées lors de la conservation des fichiers. Les fichiers sont en lecture seule. Ils ne sont, donc, ni modifiables ni effaçables.
Il est, également, important de limiter les accès aux informations requises par l’administration fiscale. Une administration fiscale d’un territoire ne peut accéder qu’aux documents pour lesquels elle est compétente.
Vous l’avez compris, il est grand temps de lancer votre projet de factures électroniques pour ne pas être pris au dépourvu. Malgré le report de la réforme, Tenor maintient le cap en franchissant des étapes décisives. Notre objectif : la mise à disposition d’une solution de facturation électronique compatible avec les exigences PDP dès le début de l’année 2024. Bénéficiez de notre expertise pour préparer dès maintenant le passage à la facture électronique.