Supplier EDI Onboarding ou comment embarquer l’ensemble de vos fournisseurs en EDI ?
12 juillet 2019
12 juillet 2019
Entamer une démarche de Supplier EDI Onboarding (déploiement EDI fournisseurs) est un atout stratégique pour vos échanges commerciaux. En effet, le fait d’échanger des données de manière informatisée via des documents dématérialisés, comme des factures numériques par exemple, comporte un avantage considérable pour votre entreprise. Votre gestion commerciale est facilitée grâce à des solutions logicielles innovantes. C’est le cas, par exemple pour la dématérialisation des factures.
Entrer dans une démarche Supplier EDI Onboarding ne se résume pas à un choix technique de solution EDI. Voici quelques pistes pour transformer cette démarche en une vraie success story.
Mettre en place les flux EDI fournisseur, c’est bien. Mais déployer les échanges électroniques avec l’ensemble de vos fournisseurs, petits et grands, et automatiser 100% des échanges de documents du processus purchase-to-pay, voilà un moyen significatif de gagner du temps et de réduire les coûts dans votre entreprise.
Pour bénéficier des gains de l’EDI achat, il faut viser le déploiement de tous les fournisseurs : c’est le processus « Déploiement EDI fournisseurs » ou Supplier EDI Onboarding.
L’Echange de Données Informatisé maximise ses bénéfices lorsque le nombre de transactions et de messages entre interlocuteurs augmente. Plus le nombre de messages échangés et de partenaires est important, plus les avantages sont significatifs pour votre entreprise.
Les avantages sont d’autant plus importants que les transactions sont nombreuses et que les messages déployés sont pertinents pour votre entreprise.
Conseil : pensez à l’ensemble des documents papier échangés avec vos fournisseurs, de l’envoi des bons de commande à la réception des bons de livraison et des factures électroniques, voire même à la dématérialisation fiscale.
La phase de déploiement doit être simple, efficace et rapide pour économiser les efforts auprès de vos équipes et trouver rapidement la rentabilité attendue.
La vitesse d’intégration des fournisseurs est le facteur important de la réussite de votre projet.
Une fois votre plateforme EDI prête, les étapes suivantes doivent être systématiques avec chaque fournisseur : plan de communication, enregistrement et connexions, tests de conformité, certification pour chaque scénario, phase de double flux (papier et voie électronique) et enfin phase de production.
Il est important de choisir des outils qui permettent un suivi efficace et le paramétrage simple de chaque fournisseur au cours du déploiement.
Conseil : l’accompagnement de votre service Achat est indispensable pour la réussite de ce projet d’entreprise.
Voici quelques idées pour transformer votre déploiement EDI fournisseur en véritable onboarding.
Construisez votre cahier des charges EDI. Diffusé à vos fournisseurs en amont du déploiement, il évitera les incompréhensions et simplifiera les phases de test. Il peut être constitué d’un contrat d’interchange, document contenant les types de message utilisés, la fréquence, les protocoles de communication possibles, les identifiants, les procédures de back-up. Vos guidelines EDI doivent décrire par message le format standard choisi, le format EDI attendu ainsi que les données obligatoires pour votre système d’information.
Conseil : faites apparaître les différents scénarios fonctionnels et la syntaxe EDI correspondante dans vos spécifications.
La communication est une étape majeure pour réussir votre onboarding. Elle mérite une préparation soignée pour expliquer à vos fournisseurs les bénéfices qu’ils pourront eux-mêmes retirer de la mise en place de l’échange électronique des données, et ce que vous attendez d’eux. Dans le cadre de votre projet de déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding).
Le plan de communication doit être adapté aux différentes vagues de déploiement. Après avoir évalué le potentiel fournisseur
global, regroupez les fournisseurs par chiffre d’affaire et volume de transaction et privilégiez d’abord les fournisseurs stratégiques.
Conseil : communiquez plusieurs fois, au fur et à mesure de l’avancement du déploiement.
En fonction du nombre de fournisseurs impliqués, il peut être pertinent de prévoir la mise en place de plateformes d’autotest comme celles d’Amazon ou de Wolkwagen. Ces plateformes de certification permettent aux fournisseurs de tester eux-mêmes la réception et la syntaxe du message EDI.
Un rapport d’erreur est automatiquement généré si la syntaxe est incorrecte, permettant ainsi à l’émetteur du message d’apporter les corrections nécessaires sans solliciter l’équipe de déploiement côté client. Grace à ce système de vérification, l’intégration est assurée avant le feu vert pour passage en production.
Conseil : préparez quelques messages de test (un par scénario fonctionnel) qui permettront à vos fournisseurs d’optimiser leur phase de certification.
Votre objectif est d’automatiser le traitement de toutes les transactions de vos fournisseurs en EDI. Cependant, certains ne sont pas équipés en EDI, notamment les petites entreprises. En leur offrant la possibilité de consulter ou de saisir leurs documents commerciaux via une solution logicielle, sur un portail web, vous bénéficiez de l’automatisation des échanges avec votre système informatique via internet, et cela quel que soit le fournisseur.
Conseil : grâce à un web EDI, intégrez immédiatement l’ensemble des documents dans votre ERP. L’apport est immédiat pour vos utilisateurs et le déploiement EDI peut continuer indépendamment.
Pour assurer le succès du déploiement, une équipe dédiée doit assurer le suivi des fournisseurs et garantir que les exigences soient respectées. Ce rôle peut être assuré au sein de votre entreprise ou délégué auprès de votre prestataire EDI.
Conseil : économisez du temps et des efforts en confiant vote Supplier EDI Onboarding (Déploiement EDI fournisseurs) à un partenaire qui facilitera le processus et garantira le respect des délais.
Les entreprises parient sur les flux B2B pour gagner en efficacité, compétitivité et réduire les coûts dans la chaîne d’approvisionnement. Pour réussir et avoir tous les gains de l’EDI, la méthode de déploiement est importante : agilité, efficacité et rapidité en sont les piliers.
Tenor accompagne ses clients depuis plus de 30 ans dans le déploiement de leurs EDI fournisseur à l’instar de son service EQP qui assure la validation, et l’homologation des fournisseurs.