BREXIT, quelles incidences sur l’EDI et les factures ?

Les négociations sur le BREXIT sont terminées, un accord provisoire entre l’UE et le Royaume-Uni est entré en application au 1er Janvier 2021.

Pour conserver une grande fluidité dans les échanges entre le Royaume-Uni et l’UE, les Douanes ont institué une Frontière
Intelligente. Cela se concrétise par le déploiement du Système d’Information « SI BREXIT » pour le traitement des déclarations douanières, des enveloppes logistiques.

Pour que leurs marchandises passent la Frontière Intelligente les entreprises doivent s’organiser en amont.

Quelles mesures doivent-elles prendre pour se conformer à cette nouvelle organisation ?

• Utiliser les numéros EORI, les codes SH ;
• Accompagner les marchandises avec des factures commerciales ;
• Mettre à jour les systèmes EDI.

Des nouvelles codifications à utiliser dans le cadre du Brexit

Le Royaume-Uni étant à présent hors UE, les entreprises n’ayant pas encore commercé hors UE sont amenées à mettre à jour les données de Gestion Commerciales avec de nouvelles codifications, les numéros EORI et les codes SH.

Une Identification des entreprises, numéro EORI

Pour les entreprises exportant ou important en dehors de l’UE, un EORI (Economic Operators Registration and Identification ou numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques) est obligatoire.

Le EORI est attribué au niveau de l’établissement son format est FR+SIRET

La demande du numéro EORI est gratuite et se fait auprès des Douanes.

Une codification des marchandises, codes SH

Toute marchandise exportée ou importée doit être identifiée avec un code SH (Système Harmonisé). Les codes SH ou codes de classification des marchandises, permettent aux services douaniers d’identifier le type de produit pour déterminer les droits de douanes, la fiscalité (TVA et taxes diverses), les formalités et réglementations à appliquer (normes de sécurité, normes phytosanitaires). Ces codes sont aussi utilisés à des fins statistiques sur le commerce extérieur. Les codes SH sont disponibles sur le site des Douanes.

Les codes SH sont également appelés codes marchandises. Ces codes permettent aux services douaniers d’identifier le type de produit et de savoir quel taux de TVA ou de droit de douane appliquer aux marchandises. Aucune marchandise ne peut être exportée ni importée sans ces codes.

La facture commerciale et le BREXIT

Une facture commerciale ou une facture pro-forma est obligatoire lors d’expédition de marchandises hors UE. Ce document, en trois exemplaires, doit accompagner physiquement la marchandise. Il est avant tout destiné aux Douanes pour identifier les marchandises et calculer les droits de douanes.

• La facture commerciale est utilisée lorsque les marchandises sont liées à une transaction de vente et fera l’objet d’un paiement ;
• La facture pro-forma est destinée à accompagner des marchandises sans valeur commerciale, exemples : échantillons, matériel de démonstration ;

Les mentions obligatoires d’une facture commerciale :

• Numéro de facture et date,
• Nom, adresse, n° EORI et TVA de l’émetteur et du destinataire,
• Adresse mail et téléphone du destinataire,
• Nombre d’articles, nombre de pièces, poids brut et net, type de conditionnement (cartons, palettes, etc.),
• Description des marchandises, codes SH,
• Prix par unitaire, prix global de la facture, devise,
• Incoterm (avec le lieu de destination convenu),
• Origine ou lieu de fabrication des marchandises,
• Mention de l’exonération de TVA-art.262 I du CGI.

BREXIT et la mise à jour des systèmes EDI

Pour toutes les expéditions entre le Royaume-Uni et l’UE via un système EDI, des mises à niveau des données échangées devront être effectuées. Les messages ASN ou DESADV, les listes de colisage prendront en charge de nouvelles informations.

Les informations transmises par les messages devront refléter les factures commerciales. Ainsi, devront être obligatoirement ajoutés ou mis à jour, les segments :

• Identification de l’expéditeur par son EORI ;
• Identification du destinataire par son EORI ou code
  TVA ;
• Calcul de la valeur de la facture [Quantité du produit] * [Valeur unitaire du produit] + [Frais d’expédition] ;
• Poids déclaré [Poids unitaire du produit] * [Quantité du produit] = [Poids total] ;
• Description détaillée des produits et leurs codes SH.

De nombreux logisticiens, grandes entreprises, constructeurs automobiles, OEM (Original Equipment Manufacturer)
mettent à jour et communiquent à leurs partenaires leurs nouvelles spécifications EDI.

Le BREXIT favorise la dématérialisation des échanges

Les systèmes et solutions EDI, les WEBEDI, la dématérialisation des factures sont autant d’atouts pour les entreprises exportatrices vers le Royaume-Uni.

La dématérialisation va permettre d’anticiper les expéditions en communicant aux Douanes, aux transporteurs, aux importateurs, les documents déclaratifs dans les délais les plus courts. Cela permettra de passer la Frontière Intelligente sans s’arrêter et de respecter les délais de livraison.

Depuis plus de trente ans, Tenor accompagne ses clients dans la gestion de leurs EDI et dans la dématérialisation de leurs factures avec notamment des logiciels de facture électronique. Nos outils sont d’ores et déjà opérationnels pour le BREXIT.