Comment la solution DEX automatise l’adaptation et l’intégration d’un fichier FAB DIS à votre logiciel de gestion

Dans cet article, nous vous présentons l’automatisation d’un besoin métier avec la solution DEX : la prise en charge du fichier FAB-DIS.

Qu’est-ce qu’un fichier FAB-DIS ?

Le fichier FAB-DIS est un format d’échange de données et d’informations entre fabricants et distributeurs. Il se présente sous la forme d’un fichier Excel. La matrice du fichier FAB-DIS propose plusieurs onglets Excel pour classer les données par nature et des nomenclatures de valeurs de référence.

Le fichier FAB-DIS permet de faciliter la diffusion des informations produits du fabricant à l’ensemble des distributeurs et revendeurs. C’est alors au fabricant de conserver la maîtrise de l’information de ses produits et articles.

Les difficultés d’interpréter un fichier FAB-DIS

Si le fichier FAB-DIS est complet et interprétable par tous, son format Excel rend sa production et sa maintenance difficiles à automatiser. En entreprise, la pratique montre qu’il est complexe et chronophage de créer et de maintenir à jour un fichier FAB-DIS. En effet :

1. Il est nécessaire d’aller chercher de l’information dans de multiples sources internes pour mettre à jour les différents onglets,
2. Chaque onglet est de structure différente avec des règles métiers spécifiques,
3. Un remplissage manuel est source d’omissions et d’erreurs.

La gestion du FAB-DIS : Un travail chronophage

Suivant une étude réalisée auprès de nos clients utilisateurs de FAB-DIS, chaque traitement de fichier représente entre 30min et 1h30 pour une personne du service ADV, Administration Des Ventes.

Sur une moyenne de 50 fichiers à traiter par mois, on comptabilise 50 heures passées environ, soit plus de 7 jours de travail consacrés à cela.

Comment la solution DEX automatise la création d’un fichier FAB-DIS ?

La solution DEX permet d’extraire des données de sources multiples, d’effectuer des traitements suivant des règles métier, de les transposer dans différents formats cibles, de les intégrer dans des fichiers de format à plat ou structuré et de les stocker en tout emplacement. Cela, tout en prenant en charge la correction des caractères spéciaux et en gérant d’éventuels erreurs ou champs vides.

Via DEX en moins de 3min un traitement est réalisé en intégrant :

• L’automatisation dans la prise en charge
• Le découpage et le tri des informations contenues
• La possibilité d’intégration des informations directement sur votre logiciel de gestion ou de dépôt sur un dossier spécifique
• La détection d’erreurs
• La validation par une personne au sein de votre structure
• La correction des caractères spéciaux

Connexion aux sources de données

DEX est une solution type EAI, Enterprise Application Integration. Ainsi la solution DEX se connecte via des interfaces automatisées à toutes applications et sources de données du Système d’Information de l’entreprise : ERP, WMS, CRM, Gestion de production, GED, Serveurs multimédias, ….

Transformation et traitement des données

Les données collectées pour chaque produit ou article fabriqué et commercialisé sont nombreuses. Différents formats ont possibles. Il peut s’agir de formats structurés, de documents PDF, de fichiers non structurés.

Quelques exemples de données :

• Des données commerciales : désignation, codification GTIN, UVC ;
• Des descriptifs détaillés : couleur, dimension, composition ;
• Des données logistiques : code douanier, poids brut, hauteur, conditionnement ;
• Des informations techniques : mode d’emploi, notices, garanties, conditions d’utilisation ;
• Des données marketing : argumentaires de vente, comparatif, tarif, témoignage utilisateur, communiqué de presse ;
• Des fichiers multimédias : photo, vidéo de mise en situation.

Toutes ces données sont collectées et converties quand nécessaire (exemple : du système métrique au système anglo-saxon). DEX vous permet de définir des transformations entre de multiples formats de données de façon simple et intuitive avec une interface graphique.

La gestion automatisée des erreurs facilite le contrôle des données extraites des différentes sources en s’assurant qu’elles soient bien cohérentes, conformes et qu’elles respectent les standards du FAB-LIB.

Intégration des données dans un fichier Excel

DEX permet pour chaque donnée collectée et traitée de la retranscrire dans un fichier Excel suite à un export csv. Il sera alors possible d’alimenter vos fichiers avec les bons onglets, dans les bonnes cellules et dans les bons formats après avoir appliqué les règles métier associées. Il est également possible d’intégrer uniquement les données dans une base pour stockage.

Comment automatiser la création d’un fichier FAB-DIS dans la solution DEX ?

DEX gère de nombreux connecteurs de communication

DEX dispose d’une bibliothèque composée de nombreux protocoles de communication pour aller chercher les données dans les différentes sources en ligne. Les données peuvent être extraites et intégrées via des fichiers plats, des bases de données, des Web services ou des API.

L’interface graphique pour construire et visualiser les flux et les traitements

DEX est très simple à utiliser. Une interface graphique offre une visualisation de l’ensemble des flux de données de la source à la cible. DEX permet de concevoir et de maintenir les transferts de données sans nécessité de développements spécifiques.

La préparation des données pour intégration dans FAB-DIS

Pour chaque donnée extraite, DEX permet d’associer des traitements simples ou complexes et des conditions de déclenchement. Ainsi chaque information est codifiée selon les tables de nomenclature du fichier FAB-DIS. Si des données mentionnées obligatoires sont absentes ou oubliées, l’utilisateur est alerté.

La diffusion du fichier FAB-DIS

Le traitement du fichier FAB-DIS constitué, DEX peut :

• Pousser les informations vers un PIM, Product Information Management, qui le diffusera ;
• Retranscrire un fichier souhaité et le mettre à disposition dans un dossier/SFTP ou autre ;
• Intégrer les informations sur un logiciel métier (ERP) ;
• Envoyer les informations par mail.

5 avantages de choisir une solution DEX pour prendre en charge ses fichiers FAB-DIS

1. La facilité de mise en œuvre. Grâce à son interface graphique, DEX simplifie les paramétrages et évite les développements spécifiques ;
2. La bibliothèque de connecteurs. Elle rend DEX compatible avec l’ensemble des sources de données de l’entreprise ;
3. La gestion automatique des erreurs et des anomalies. Lors de l’extraction des données et lors de la préparation des données avant intégration dans le fichier FAB-DIS, les erreurs et les anomalies sont corrigées ;
4. Les gains de temps. Quelques minutes suffisent pour générer un nouveau fichier FAB-DIS ;
5. La réactivité. La solution permet de synchroniser un nouveau FAB-DIS et le communiquer aux distributeurs lors de modifications : nouveau tarif, disponibilité du stock, changement de référence, mise à jour technique, nouvelle documentation commerciale.

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