EDI avec AMAZON, comment faire ?

L’EDI est une solution largement plébiscités par les acteurs du e-Commerce, qu’il s’agisse des marchands ou des plates-formes. L’omniprésente marketplace Amazon ne fait pas exception et promeut l’utilisation des EDI auprès de tous ses vendeurs comme solution de communications avec leurs Systèmes d’information. Découvrons ensemble comment fonctionne l’EDI avec Amazon, de la mise en place à la vie courante.

Amazon, plus que d’autres, privilégie l’EDI avec ses fournisseurs et ses vendeurs et propose un ensemble de services et d’assistances auprès de ses fournisseurs et vendeurs pour mettre en œuvre l’EDI dans la MarketPlace.

Découvrez dans cet article, pourquoi choisir l’EDI pour vendre sur Amazon et comment mener votre projet d’intégration EDI avec Amazon.

L’EDI et Amazon ou comment s’intégrer à la MarketPlace ?

Quel que soit votre modèle de vente sur la MarketPlace Amazon :

• Avec Amazon Vendor Central, les vendeurs vendent à Amazon qui revend et expédie les produits aux clients finaux, les vendeurs sont fournisseurs d’Amazon,
• Avec Amazon Seller Central, les vendeurs mettent en vente leurs produits sur la MarketPlace Amazon et les vendent aux clients
  finaux en leur nom
  • En Fulfillment by Amazon
    (FBA) les produits sont entreposés chez Amazon et expédiés par Amazon,
  • En Fulfillment by Merchant (FBM) les produits sont expédiés de chez le vendeur,

Il sera nécessaire d’optimiser la gestion des flux entre votre Système d’Information et Amazon Vendor.

Encore plus que toutes les MarketPlaces, Amazon est très exigeant sur le niveau de service apporté aux clients finaux. De fait
l’intégration entre la MarketPlace Amazon et le BackOffice du marchand doit être parfaite et transparente.

L’intégration avec Amazon

L’intégration avec Amazon est le processus qui permet d’envoyer vers Amazon toutes les données concernant les produits, les tarifs, les stocks. De même, il permet de recevoir toutes les informations relatives aux commandes, aux clients, à l’expédition et à la facturation.

Ce processus d’intégration avec Amazon comme avec tout autre place de marché est crucial. En effet, il doit permettre une synchronisation au plus proche du temps réel entre Amazon et la Gestion Commerciale du vendeur sur Amazon.

L’EDI avec Amazon est la méthode la plus éprouvée et partagée pour effectuer une gestion en continu de ces échanges commerciaux.

Les avantages de l’intégration EDI pour Amazon

Les principales raisons d’une intégration EDI avec Amazon sont :

• D’améliorer le service client en livrant rapidement les produits commandés ;
• De supprimer toutes les erreurs de ressaisie d’informations ;
• De réduire les coûts de gestion des ventes ;
• De rationaliser les flux entre la gestion commerciale et Amazon ;
• D’éviter des erreurs dans les données et informations transmises avec Amazon, Amazon a une politique de pénalités financières avec des rétro facturations pouvant aller jusqu’à 6% du chiffre d’affaires.

Comment mener un projet d’intégration EDI avec Amazon ?

L’objectif est de mener le projet d’intégration EDI en conformité avec les exigences d’Amazon.

Le Cahier des Charges EDI de la MarketPlace d’Amazon

Amazon met à disposition de ses fournisseurs, de ses vendeurs et de leurs prestataires EDI, une documentation détaillée sur ses exigences. Cette documentation précise les règles de codification des produits mis en vente, les documents et normes EDI admises.

Une codification des produits conforme à la demande d’Amazon

Les produits vendus sur Amazon doivent respecter des règles de codifications dictés par Amazon. Amazon conseille l’utilisation de la codification GTIN (Global Trade Identification Number). L’obtention des codes GTIN peut se faire auprès de GS1 avec le service CodeOnLine.

De fait, il vous faudra pour chaque produit vendu sur Amazon : les identifiants d’articles et les unités de mesure utilisées.

Quels sont les flux EDI échangés ?

Les messages EDI qui sont les plus couramment utilisés avec Amazon Vendor :

• Bon de commande (ORDERS),
• Accusé de réception de la commande d’achat ORDRSP (ORDERS RESPONSE),
• Préavis d’expédition (DESADV ou ASN),
• Facture d’achat (INVOICE),
• Mise à jour de l’inventaire des stocks (INVRPT), Amazon propose un outil qui permet de gérer des niveaux de stocks et des alertes lorsque les niveaux sont trop bas.

Cependant il ne sera pas possible de passer par l’EDI pour :

• La création des catalogues produits,
• Les fiches et descriptions des produits,
• Les négociations de prix.

Pour cela, il faudra utiliser l’interface WEB de Amazon Vendor en se connectant avec son compte de vendeur.

Les coûts de mise en œuvre de l’EDI pour Amazon

Amazon propose une connexion AS2 et prend aussi en charge l’ensemble des EDI VAN. Les entreprises qui pratiquent déjà l’EDI n’auront que les coûts liés à la mise en place d’un nouveau partenaire EDI. C’est-à-dire la mise en place d’une nouvelle connexion, les paramétrages et les tests. Les messages EDI échangés avec Amazon seront facturés aux mêmes conditions déjà négociées avec le fournisseur du réseau EDI VAN.

Les entreprises n’ayant pas encore de solution EDI et ne disposant pas de compétences EDI en interne devront se rapprocher d’un prestataire EDI. La plupart des prestataires EDI proposent des solutions EDI clés en main pour se connecter avec Amazon et les principales MarketPlaces.

L’intégration EDI à Amazon est en fait assez rapide. Cependant l’interface EDI avec le Back Office, ERP, Gestion Commerciale, devra être traitée avec attention.

Réaliser une Intégration d’Amazon au Back Office efficace et performante

Amazon a des règles très strictes pour renseigner les commandes et applique des pénalités lorsque les informations sont inexactes, les délais de transmissions des informations sont longs.

Les pénalités appliquées par Amazon à ses vendeurs peuvent aller jusqu’à 6% du chiffre d’affaires pour des inexactitudes sur les documents entrainant des modifications et pour des retards de transmission. Pour éviter ces pertes de revenu et aussi à terme d’être rejeté par Amazon il faut en amont travailler sur la qualité des données et des informations qui seront transmises.

De ce fait, il est primordial de réaliser une intégration efficace entre la plateforme EDI et le Système d’Information, ERP, Gestion Commerciale, WMS. Que toutes les données commerciales utilisées par le Système d’Information de l’entreprise soient exactes et de qualité. Des outils, tels que les EAI, permettent la synchronisation des données et des informations entre les différentes applications du Système d’information.

Pour en savoir plus sur les EAI Enterprise Application Integration

Combien de temps dure un projet d’intégration EDI avec la place de marché Amazon ?

Pour une entreprise utilisant déjà l’EDI pour ses échanges commerciaux et qui a déjà un site ecommerce, l’intégration EDI avec Amazon va être très rapide. De l’ordre de deux à trois semaines minimums. Le temps des formalités administratives et des tests avec Amazon.

Pour une entreprise n’ayant pas encore d’expérience EDI et/ou d’e-commerce, des travaux préliminaires sont indispensables :

• Travaux techniques :
  • Validation de la communication entre une plateforme EDI et avec la gestion commerciale ou l’ERP,
• Travaux qualitatifs :
  • Préparation du catalogue produits : une codification normée GTIN des articles, et des fiches produits prêtes à être mise en ligne avec les catégories et des mots clés pour un référencement naturel,

Ce dernier point qui concerne les travaux qualitatifs, sera certainement le plus long et devra être anticipé avant de mener l’intégration EDI avec Amazon.

En somme, il vaut mieux faire de l’EDI avec la MarketPlace Amazon

Faire de l’EDI avec Amazon est en effet la meilleure solution. Avec l’EDI, Amazon peut s’intégrer de manière transparente aux
principales solutions logicielles ERP, gestions commerciales, comptabilité, WMS. De plus l’intégration EDI permet :

• De se conformer aux conditions d’Amazon en matière de livraison de produits ;
• D’éviter les pénalités appliquées par Amazon ;
• D’accéder facilement à tous les services logistiques proposés par Amazon pour expédier et livrer vos produits.

Depuis le printemps 2020, Amazon propose en plus de l’EDI une intégration par API. Cependant à ce jour la richesse fonctionnelle de l’API est moindre que la solution EDI. L’intérêt de l’API réside dans le temps réel. De même, la mise en œuvre des API nécessite des compétences de programmation expertes et peut s’avérer plus complexe à maintenir que l’EDI. De fait l’EDI est encore la solution la plus aboutie pour s’intégrer avec Amazon en toute sécurité et efficacité avec le Back Office.

Pour aller plus loin sur le site edi-wiki, consultez cet article sur les avantages de l’EDI, ou encore les articles sur la norme ANSI X12 et la norme EDIFACT. De même, vous pourrez consulter cette information sur Les protocoles de messages EDI. Ainsi que ce focus sur les MarketPlace et l’EDI sur le Blog de Tenor.

Depuis plus de trente ans, Tenor accompagne les entreprises dans la mise en œuvre de leurs EDI. Contactez nos experts pour lancer votre projet d’EDI avec Amazon dès aujourd’hui !