Comment identifier et choisir la bonne solution EDI ?
29 avril 2019
29 avril 2019
Choisissez la solution EDI qui vous permette de mettre en place l’Échange de données informatisé avec vos partenaires commerciaux. Découvrez dans cet article une liste de solutions EDI possibles. Vous pourrez également identifier les questions à se poser. Ainsi vous y verrez plus clair et ferez le bon choix pour votre entreprise. Alors à chaque besoin sa solution !
Il s’agit de la solution EDI la plus simple à mettre en œuvre : les informations à transmettre sont saisies manuellement dans un formulaire accessible via internet.
Elles sont ensuite automatiquement converties au format EDI normalisé et transmises à votre partenaire.
Cette solution EDI est souvent adoptée par les petites et moyennes entreprises. Elle permet de supprimer le papier, réduire les erreurs de traitement et baisser les coûts liés à l’archivage.
Par contre, le Web EDI ne supprime pas les risques d’erreur de saisies et n’apporte pas l’ensemble des gains de productivité offerts par les systèmes EDI intégrés. Quand le volume de données à traiter augmente. Il faut donc opter pour une solution EDI intégrée.
Elles permettent l’automatisation complète des échanges :
Les processus métiers sont simplifiés et les échanges fluidifiés. Ainsi, vous éviterez ainsi les risques d’erreurs liées à la saisie manuelle tout en réduisant les coûts administratifs et permettant de gagner en productivité.
L’EDI Saas peut être mutualisé ou privatif – ce qui signifie que la plateforme EDI peut héberger l’activité EDI de plusieurs clients – ou bien vous être totalement dédiée.
Le monde de l’EDI suit la dynamique du marché Saas qui croit de 16% en France en moyenne par an (selon une étude de IDC France).
CONSEIL : mesurez bien les avantages qu’apporte la délégation complète de la gestion de votre plateforme EDI, de la surveillance quotidienne jusqu’à la gestion des compétences en passant par l’infrastructure et la sécurité. C’est notamment le cas lorsqu’il est question de dématérialisation fiscale de vos factures.
Au moment de choisir votre type d’EDI, voici quelques questions à vous poser au-delà de la question du budget de mise en œuvre et de fonctionnement.
La première question qui se pose est de savoir si les apports de l’EDI intégré à votre système de gestion couvriraient les coûts de mise en œuvre.
La réponse est fonction du volume des échanges envisagés (nombre de messages et quantité) et de la complexité de vos flux de gestion.
CONSEIL : dans votre analyse, n’oubliez pas d’aller au-delà des demandes actuelles de vos partenaires commerciaux. Evaluez l’ensemble des partenaires qui pourraient être intéressés par des échanges EDI avec votre entreprise. Mais également ainsi que d’autres messages EDI qui pourraient apporter de la simplification à votre système de gestion.
C’est le cas de bon nombre d’ERP, mais il est légitime de se poser la question. En effet, l’EDI intégré suppose que le système informatique comporte des points d’entrée (ou de sortie) pour recevoir (ou extraire) les documents commerciaux de manière automatisée.
Les échanges entre la solution ERP et le système EDI se font sous forme de fichiers au format structuré. Par exemple, dans le cas du logiciel ERP SAP, ces fichiers sont les IDocs.
CONSEIL : dans le cas où votre système de gestion ne comporte pas de programme d’intégration ou d’extraction en standard, il faut étudier la possibilité de les développer en propre. Vous pouvez aussi envisager des solutions d’échanges alternatives comme les Webservices par exemple.
Le WebEDI est la meilleure solution lorsqu’il est impossible de faire communiquer son système d’information.
L‘ultime question est de savoir si vous disposez au sein de votre entreprise des compétences requises pour installer puis maintenir un système EDI.
Vous préférerez peut être vous dégager complètement de la gestion de la plateforme, de sa sécurité et du maintien de son interopérabilité dans le temps.
Le choix entre EDI OnPremise ou l’EDI Saas peut aussi dépendre de la politique d’investissement de votre entreprise.
CONSEIL : si vous optez pour une offre d’EDI Saas, vérifiez que vous pouvez bénéficier de la réversibilité permettant de basculer en mode EDI OnPremise simplement.
Pour bénéficier du maximum des avantages de l’EDI, beaucoup d’entreprise préfèrent automatiser le plus possible. Mais l’intégration n’est pas toujours possible ou pertinente. De même, la simple notion de coût ne suffit pas à faire le bon choix. L’ensemble des éléments vu ci-dessus vous permettront d’opter pour la solution EDI la plus adaptée à votre entreprise et son contexte.
Tenor Data Solutions vous accompagne depuis plus de 30 ans dans vos problématiques liées à l’EDI. Pour plus d’informations sur l’EDI On Premise consultez notre page dédiée. De même vous pouvez aller faire un tour sur notre page Web EDI pour plus d’informations sur l’EDI SaaS. N’hésitez pas à contacter nos experts pour une première approche de votre besoin.